Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm HRM Là Gì? Vai Trò Của HRM Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay

Ngày nay, phần mềm nhân sự đang đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Nó như “kim chỉ nam” cho mọi hoạt hoạt nhân sự. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp biết đến phần mềm HRM ở nước ta lại không nhiều. Và bài viết này SmartOSC DX sẽ giới thiệu cho bạn đọc về phần mềm HRM, vai trò của HRM trong doanh nghiệp hiện nay để doanh nghiệp hiểu, nhanh chóng ứng dụng HRM vào hoạt động.

Phần mềm HRM là gì?

HRM là viết tắt của Human Resource Management dịch ra tiếng việt là quản trị nguồn nhân lực. Phần mềm HRM là ứng dụng công nghệ vào quá trình quản lý nhân sự toàn diện trong doanh nghiệp bao gồm các công việc như: quản lý thông tin, chấm công – tính lương, đánh giá nhân viên, tuyển dụng – đào tạo… 

Quản trị nguồn lực có vị trí quan trọng, là yếu tố trọng tâm để duy trì, phát triển doanh nghiệp, gián tiếp đứng sau thành công của các dự án. Luôn phải tìm ra những giải pháp tốt để tìm kiếm, phát triển nhân sự phục vụ cho hoạt động trong doanh nghiệp. Tạo cơ hội, thúc đẩy nhân sự phát huy tài năng. Phần mềm quản lý nhân sự ra đời là để hỗ trợ nhà quản lý nguồn lực làm các công việc trên đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí.

Vai trò của HRM trong doanh nghiệp

Duy trì, phát huy sức mạnh tối đa của nhân lực trong doanh nghiệp là vai trò cốt yếu của HRM. Hoạt động quản trị nguồn lực luôn gắn liền với các chiến lược chung của doanh nghiệp, có tác động qua lại lẫn nhau. Hiểu được giá trị của người lao động đem lại sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh nhất định và duy trì sự phát triển dài lâu cho doanh nghiệp.

Muốn tạo ra nguồn nhân lực đông đảo, tài năng đòi hỏi vai trò của người quản trị nhân lực rất lớn, doanh nghiệp nên coi trọng, đầu tư mạnh vào bộ phận nhân sự bởi thị trường lao động ngày nay rất rộng mở, trình độ tay nghề của họ ngày càng cao nếu không có sự đầu tư, không tạo ra các kế hoạch chiêu mộ nhân sự doanh nghiệp sẽ phải chịu sự tổn thất lớn, khó mà cạnh tranh với các công ty khác. 

Các chức năng cần có của phần mềm quản lý nhân sự

Để bắt kịp xu hướng thị trường, không khiến doanh nghiệp là “kẻ đến sau” thì ứng dụng công nghệ vào quản lý là điều cần thiết. Một phần mềm quản lý nhân sự thông minh sẽ đáp ứng những nhu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý nguồn lực của doanh nghiệp. Trong phần mềm nhân sự bao gồm những chức năng cần thiết như:

Quản lý thông tin nhân sự

Mọi thông tin về nhân viên như: tên, giới tính, hợp đồng lao động, trình độ văn hóa, bảo hiểm… sẽ được lưu trên hệ thống để khi tra cứu không mất thời gian như cách lưu trữ thủ công bằng các tệp tài liệu. Hơn nữa, các thông tin trên đó khi có thay đổi sẽ được thông báo đến người quản lý theo thời gian thực, giúp HRM dễ dàng kiểm soát hệ thống, không bị lỡ thông tin khi không ở công ty.

Thiết lập quy trình tuyển dụng đào tạo 

Hỗ trợ phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng, phân tích thị trường lao động đưa ra những con số dự báo về tỷ lệ thành công trong chiến dịch tuyển dụng nhân sự. Ngoài ra, phần mềm sẽ tự động đăng tin tuyển dụng lên website doanh nghiệp, liên kết với các trang tin tuyển dụng. Lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với các tiêu chí công ty đưa ra trước đó. Việc của nhà quản lý chỉ là đợi ứng viên đến phỏng vấn, ngay cả email thông báo trúng tuyển, thông báo thời gian đến phỏng vấn… cũng đều được tự động hóa.

Về quản lý đào tạo, hệ thống sẽ tự động xếp lịch, cập nhật thông tin học viên tham gia khóa đào tạo, thông báo đến từng học viên… Bên cạnh đó, nhân viên có thể lên hệ thống tìm tài liệu và tự học vừa trau dồi thêm kiến thức lại tiết kiệm thời gian tham gia các buổi đào tạo của doanh nghiệp. Ví dụ: phần mềm nhân sự Zoho People có riêng hệ thống học liệu đầy đủ các kỹ năng, kiến thức cần có cho mọi ngành nghề như: Thiết kế, Marketing, bán hàng… và những tài liệu này hoàn toàn miễn phí, nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, phần mềm có hỗ trợ kết nối trực tiếp với các chuyên gia trong, ngoài nước bạn sẽ được trò chuyện, hỏi đáp các vấn đề.

Quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên

Thay vì đánh giá năng lực nhân viên thủ công, thì phần mềm HRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đưua ra KPI, các tiêu chí đánh giá. Nhân viên chỉ cần hoàn thành công việc, các tiêu chí sẽ tự động chấm điểm, khi hoàn thành muộn, hoặc không hoàn thành phần mềm cũng sẽ đánh dấu lại. Quy trình quản lý đánh giá này nhằm phục vụ cho công đoạn tính lương.

Chấm công tính lương, quản lý bảo hiểm xã hội

Cho phép liên kết với máy chấm công, khi nhân viên chấm công dữ liệu sẽ chuyển đến phần mềm để phân tích. Thêm vào đó, đa số phần mềm nhân sự bây giờ đều cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp như việc chấm công: chấm công theo ngày, theo giờ, chấm công tăng ca… 

Dựa vào dữ liệu chấm công và một số kết quả đánh giá xếp loại nhân viên khác, phần mềm sẽ tự động tính, thiết lập bảng lương bao gồm cả các chế độ phúc lợi, thuế… sau khi hoàn thành, ngay lập lực bảng lương được gửi đến từng người và trích xuất ra file excel.

Các thông tin về bảo hiểm cho người lao động như BHYT, BHXH, các chế độ phụ cấp, trợ cấp…  cũng được lưu chung trên kho dữ liệu thông tin nhân viên, nếu các loại bảo hiểm đó hết hạn phần mềm sẽ thông báo cho nhà quản lý và nhân viên. 

Báo cáo tình hình nhân sự

Phần mềm HRM cho phép báo cáo nhân sự theo tháng, quý, năm giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình làm việc thực tế trong doanh nghiệp để có những giải pháp khắc phục phù hợp. Thêm vào đó, phần mềm cũng cho phép xử lý các vấn đề trên từ xa mà không cần mọi người gặp mặt trực tiếp. Trong thời điểm dịch Covid diễn biến phức tạp như hiện nay, điều đó thực sự cần thiết. Như phần mềm Zoho People, nó cho phép người dùng quản lý từ xa, các báo cáo sẽ được đăng tải lên hệ thống mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp để mọi nhân viên đều có thể xem, trao đổi với nhau. Từ đó, cả nhân viên và lãnh đạo sẽ có cái nhìn toàn diện, cùng nhau đưa ra phương án giải quyết, lại có thể xóa mờ ranh giới nhân viên với quản lý.

Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự vào quy trình quản lý là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ hiện nay. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc xác định vai trò to lớn của phần mềm HRM và những hiện quả nó mang lại. Nếu còn câu hỏi gì về phần mềm liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline  (+84) 24 710 8 1222 để được các chuyên gia nhân sự hàng đầu giải đáp.

Đăng ký sử dụng và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý nhân sự Zoho People miễn phí 15 ngày tại đây.