Quản lý khách hàng - CRM

Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Và Cách Sử Dụng

Hiện nay, ở nước ta việc ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng đang trở nên phổ biến, nhưng người ta chỉ biết để những phần mềm với giá thành đắt đỏ, nhiều chức năng cầu kỳ và phức tạp dành cho các doanh nghiệp lớn. Vậy những doanh nghiệp nhỏ muốn chuyển đổi thì phải làm thế nào? Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ chia sẻ phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ và cách sử dụng để những doanh nghiệp này có thêm một sự lựa chọn cho công cuộc tìm kiếm CRM phù hợp với doanh nghiệp mình.

CRM là gì?

Phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng), đôi khi được gọi là phần mềm tự động hóa lực lượng bán hàng, nó giúp các doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng hàng, quản lý hồ sơ, tương tác với khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Trong doanh nghiệp, phần mềm CRM thường được triển khai tại bộ phận bán hàng để tự động hóa lực lượng bán hàng hay các tác vụ chăm sóc khách hàng, phân tích dữ liệu… 

Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng

Nhiều lãnh đạo vẫn nghĩ rằng doanh nghiệp của mình quy mô nhỏ, ít nhân viên nên việc sử dụng CRM là không cần thiết chính suy nghĩ bảo thủ như vậy đã khiến doanh nghiệp bị đuối sức khi cạnh tranh với các đối thủ đã và đang ứng dụng công nghệ. Có thể bạn chưa biết, hiện nay đại đa số doanh nghiệp trên toàn thế giới họ đã coi CRM là trụ cột chính của kinh doanh. Theo LinkedIn State of Sales 2020, có 65% các chuyên gia bán hàng sử dụng CRM và 97% coi công nghệ bán hàng là “rất quan trọng” hoặc “quan trọng”. Con số này đã lớn hơn rất nhiều so với năm 2008 chỉ là 12%. Có thể thấy, sự có mặt của CRM đang ngày càng quan trọng đối với doanh nghiệp. Với một giải pháp CRM hoàn chỉnh, bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như: 

Thúc đẩy doanh số bán hàng và khách hàng tiềm năng nuôi dưỡng

Lợi ích đầu tiên mà các doanh nghiệp nhỏ muốn đạt được khi ứng dụng CRM chính là hợp lý hóa việc bán hàng và tăng doanh thu cho họ. Sau khi cài đặt CRM, nó sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, theo dõi quy trình bán hàng. Ngoài ra, CRM có thể thu thập và cung cấp những thông tin chi tiết hỗ trợ nhân viên đưa ra các quyết định bán hàng hợp lý. Cho phép biết phân khúc khách hàng nào tiềm năng để doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra chiến lược tiếp thị tập chung vào họ. Bên cạnh đó, CRM sẽ thông báo đến nhà quản lý khi phát hiện đại diện bán hàng nào đang gặp khó khăn vì không đạt được KPIs đặt ra, từ đó quản lý sẽ nắm được tình hình và áp dụng chiến lược mới thúc đẩy doanh số. Nhờ có tính năng tự động hóa ở nhiều quy trình mà doanh nghiệp có thể liên tục theo dõi hành vi mua sắm của khách, gửi đến khách những dịch vụ ưu đãi đúng với nhu cầu từng cá nhân để biến khách hàng hiện tại thành người mua dễ dàng.

Thấu hiểu khách hàng

Hiểu chính xác mong muốn của khách hàng về sản phẩm là cách tốt nhất để phục vụ họ. Điều này khá khó khăn nếu không ứng dụng công nghệ. Ngược lại, sẽ rất đơn giản khi có sự trợ giúp của phần mềm CRM, hỗ trợ bạn từ thu thập thông tin, phân tích chúng đến gợi ý các giải pháp cho doanh nghiệp là những lợi ích nhận được nếu sở hữu giải pháp này trong quá trình tìm hiểu về khách hàng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, các thông tin về khách: xu hướng tiêu dùng, hàng vi, sản phẩm khách truy cập, sản phẩm từng mua…. bạn có thể nắm trong lòng bàn tay.

Nhờ những dữ liệu đều được lưu trên hệ thống, mà doanh nghiệp sẽ tận dụng nó để tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa cho từng khách hàng. Khi đã hiểu rõ hành vi, sở thích, nhu cầu của khách hàng bạn có thể điều chỉnh thông điệp hay nâng cao chất lượng dịch vụ/sản phẩm chiều lòng từng tệp khách hàng. Thấu hiểu khách hàng chính là con đường ngắn đi đến thành công và CRM chính trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp loại bỏ những chướng ngại vật trên cung đường đó.

Cải thiện quy trình làm việc

Càng là doanh nghiệp nhỏ, thì các công đoạn trong quy trình làm việc thường được thực hiện thủ công vì lãnh đạo thường nghĩ rằng công việc không quá nhiều để áp dụng công nghệ, nhưng chính điều đó lại làm giảm năng suất, giảm doanh thu. Ứng dụng CRM, nó sẽ loại bỏ toàn bộ quy trình làm việc phức tạp, cồng kềnh thay vào đó nhân viên chỉ cần thao tác vài bước trên hệ thống là có thể thực hiện xong các tác vụ như: cập nhật thông tin khách hàng, phân tích dữ liệu, lên kế hoạch tiếp thị.

Ngoài những lợi ích trên CRM còn giúp doanh nghiệp tăng hỗ trợ khách hàng, tối đa hóa tài nguyên,  Đánh giá và phát triển các chiến lược kinh doanh hiệu quả… 

Nếu không sử dụng CRM sẽ là một thiếu sót lớn, bỏ lỡ nhiều cơ hội trong kinh doanh. Những lợi ích của việc ứng dụng CRM như nêu trên sẽ là câu trả lời xác đáng cho câu hỏi Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng.

Zoho CRM – Giải pháp “vàng” cho các doanh nghiệp nhỏ

Zoho CRM đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp trong và ngoài nước bởi sự tiện lợi, hiệu quả nó mang lại. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, đây sẽ là giải pháp “cứu cánh” giúp họ có thêm sức mạnh cạnh tranh trên thị trường. Ngoài tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm gánh nặng công việc cho nhân viên thì với các tính năng vượt trội, tích hợp nhiều công nghệ AI, RPA vào các chức năng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như: tìm kiếm khách hàng nhanh chóng hơn, phân tích dữ liệu rõ ràng, tự động hóa tiếp thị… 

Một điểm cộng nữa cho phần mềm này là sự hợp tác của nhà cung cấp SmartOSC DX với hai doanh nghiệp hàng đầu thế giới về phần mềm công nghệ Zoho và UiPath sẽ mở rộng thêm cho Zoho CRM nhiều tính năng đa dạng, tiện lợi, hiện đại hơn rất nhiều.

Thúc đẩy bán hàng với tính năng quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả

Không cần phải tìm kiếm khách hàng một cách thủ công, quản lý thông tin của họ trên giấy tờ. Zoho CRM cho phép đội ngũ bán hàng tập chung các chiến lược vào những khách hàng tiềm năng nhất, sử dụng những chức năng tự động hóa trong phần mềm để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng thông qua email, mạng xã hội, sms,… 

Tự động hóa để duy trì năng suất cao

Tự động hóa là điểm gây ấn tượng của Zoho CRM. Thay vì hàng ngày phải gửi hàng nghìn email cho từng đối tác, khách hàng, phần mềm sẽ thay bạn làm điều đó chỉ cần một cái click chuột là hàng hoạt tin nhắn sẽ được gửi. Hay việc tự động hóa quy trình bán hàng giúp cho đội ngũ bán hàng giảm bớt công đoạn nhập dữ liệu có thể tập trung hơn vào việc bán hàng.

Quản lý tất cả tương tác trên mạng xã hội từ một nơi

Mạng xã hội là địa điểm truyền thông lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ khi không có quả nhiều ngân sách để chạy quảng cáo trên các nền tảng internet khác nhau. Ứng dụng Zoho CRM, bạn có thể quản lý tất cả tương tác trên mạng xã hội tại hệ thống, bởi nó cho phép người dùng tích hợp nhiều tài khoản mạng xã hội nhằm tiếp cận với khách hàng dễ hơn, nhằm nhanh chóng phản hồi khi có khách hàng tương tác.

Tùy ý việc tích hợp những sản phẩm yêu thích của doanh nghiệp

Ngoài việc có thể tích hợp tài khoản mạng xã hội hay liên kết với các giải pháp trong hệ sinh thái Zoho: Zoho People, Zoho People Plus, Zoho Projects hay sản phẩm từ bộ ứng dụng riêng của Zoho (Books, SalesIQ, Mail…) thì bất cứ ứng dụng, phần mềm nào doanh nghiệp yêu thích đều dễ dàng tích hợp (G Suite, WordPress, Unbounce…) Việc có thể tùy ý tích hợp như vậy giúp các doanh nghiệp cho giảm bớt chi phí đầu tư cho nhiều giải pháp công nghệ cùng lúc mà vẫn có thể tối ưu quy trình làm việc.

Chế độ xem 360 độ về khách hàng

Với chế độ xem 360 độ về khách hàng, mọi email, chat trực tiếp, chiến dịch truyền thông, các bài viết trên nhiều mạng xã hội khác nhau… đều được hiển thị trên một màn hình , từ đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về toàn bộ khách hàng thuộc nhiều khu vực khác nhau và việc phân tích hàng vi hay hiệu quả của chiến dịch truyền thông sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Bán hàng nhiều hơn mọi lúc mọi nơi

Hỗ trợ chốt giao dịch trên cả điện thoại thông minh và máy tính. Xem bảng chỉ số, tìm hiểu khách hàng tiềm năng, gắn thẻ địa lý khi có lượt truy cập, tạo cuộc gọi, tạo nhiệm vụ… và cho phép đồng bộ hóa mọi dữ liệu ngoại tuyến khi ở trực tuyến.

Cách sử dụng phần mềm quản lý khách hàng – Zoho CRM

Sử dụng Zoho CRM cho các tác vụ cơ bản

• Tích hợp email

Cho phép tạo bảng giá, kịch bản chăm sóc khách hàng, gửi email hàng loạt ngay trên ứng dụng Zoho CRM mà không cần phải thoát ra mất thời gian.

• Quản lý tài liệu

Lưu trữ, sắp xếp tài liệu ở một tệp riêng biệt, phân chia các đầu mục khoa học giúp việc tìm kiếm dễ dàng. Đặc biệt hệ thống lưu trữ có tích hợp điện toán đám mây giúp bảo mật tài liệu ở mức độ cao tránh mọi sự xâm nhập bất hợp pháp.

• Thêm chỉnh sửa một lead trong Zoho CRM

Lead có vai trò quản lý các nhân viên sử dụng phần mềm để quản lý khách hàng, phân tích số liệu. Khi cần thực hiện các hoạt động trên Zoho CRM, nhân viên phải được cấp quyền bởi lead.

• Phân tích khách hàng tiềm năng

Zoho CRM sẽ tự động phân tích khách hàng tiềm năng từ những dữ liệu nó thu thập được thông qua chiến dịch tiếp thị, lượt truy cập của khách hàng vào website, số lần mua sắm của khách… 

• Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi một khách hàng

Sau khi phân tích khách hàng, hệ thống sẽ lập ra danh sách những khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi từ thấp đến cao giúp nhà quản lý dễ dàng có những chiến dịch tiếp cận phù hợp, đánh trúng insight khách hàng.

• Báo cáo chi tiết

Dựa vào các số liệu đã phân tích, phần mềm sẽ trình bày khoa học, rõ ràng thông qua bảng/biểu đồ.

• Quản lý tài nguyên Zoho CRM

Đồng bộ dữ liệu toàn doanh nghiệp giúp hoạt động quản lý dễ dàng hơn. Đồng thời, cho phép nhân viên tìm hiểu tài liệu, cùng nhau học tập trên hệ thống dữ liệu lưu trữ.

• Quản lý bộ phận kinh doanh

Tùy chỉnh bộ phận kinh doanh thành nhiều nhóm nhỏ phục vụ cho các chiến lược khác nhau tùy theo yêu cầu cụ thể. Vừa đơn giản hóa khâu quản lý lại có thể đánh giá rõ ràng tính hiệu của của từng nhóm làm việc.

• Phân quyền cho các trưởng nhóm sử dụng hợp lý

Mỗi chiến lược kinh doanh, quản lý sẽ phân quyền cho các trưởng nhóm để họ có thể theo dõi tiến trình làm việc trên hệ thống, chủ động nắm bắt thông tin… 

Sử dụng Zoho CRM nâng cao

Ngoài những tính năng cơ bản dành cho các doanh nghiệp nhỏ chưa có nhiều hoạt động phức tạp, thì Zoho CRM cũng có các tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp nhỏ nhưng có hoạt động kinh doanh cầu kỳ hay các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng.

• Tự động gắn việc cho nhân viên

Phân phối khách hàng đến từng nhân viên chăm sóc, tạo cho khách trải nghiệm cá nhân hóa và doanh nghiệp cũng tránh được tình trạng bỏ quên khách

• Chấm điểm cho khách hàng

Ưu tiên khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao. Thông tin của họ sẽ sớm được phân tích, gửi đến bộ phận bán hàng.

• Chặn dữ liệu không liên quan

Thanh lọc hệ thống định kỳ, loại bỏ những dữ liệu thời, không cần thiết.

• Quản lý quy trình với Blueprint

Blueprint giúp doanh nghiệp có quy trình bán hàng liên tục không bị phụ thuộc vào người bán.

• Thêm dữ liệu vào Zoho CRM

Không cần nhập liệu từng thông tin, chỉ cần vài cú click chuột bạn sẽ import dữ liệu vào hệ thống dễ dàng.

• Sao lưu dữ liệu

Hoạt động này được phần mềm tự động tự hiện.

• Bán hàng 

Theo dõi lượt truy cập, số lượng hàng hóa khách hàng mua, tương tác tự động với họ. 

• Gọi cho khách hàng chỉ một cú click chuột

Đồng bộ hóa liên hệ với khách nên khi gọi cho họ, nhân viên có thể gọi trực tiếp trên hệ thống mà không cần phải thoát ra.

• Gamescope

Biến hoạt động bán hàng giống như một trò chơi giúp giải tỏa tâm lý căng thẳng cho bộ phận bán hàng, khiến họ làm việc được thoải mái và vui vẻ.

• Web Forms

Cho phép khách hàng để lại thông tin liên lạc, những thông tin này sẽ được lưu vào hồ sơ khách hàng hỗ trợ quá trình phân tích phân khúc khách hàng, đưa ra chiến dịch kinh doanh.

Bài viết trên đã chia sẻ về phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ và cách sử dụng. Hãy liên hệ trực tiếp với SmartOSC DX qua số (+84) 24 710 8 1222 để đăng ký sử dụng phần mềm hoàn hảo này và có cơ hội nhận gói khuyến mãi 15 ngày dùng thử miễn phí tại đây.