Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Online Có Ưu Và Nhược Điểm Gì?

Trước khi bắt đầu phân tích về ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online, chúng ta cần tìm hiểu về sự ra đời của loại phần mềm này. Thị trường phần mềm quản trị nhân sự đầy sôi động đang không ngừng phát triển nhiều dạng mới để thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp. Để phân biệt một cách đơn giản, tất cả phần mềm quản lý nhân sự sẽ được chia làm hai là online và offline. 

Nổi bật hơn khi được ưu tiên cân nhắc lựa chọn, phần mềm quản lý nhân sự dạng online mang lại sự thuận tiện khi sử dụng và không cần vốn lớn để đầu tư cơ sở vật chất ban đầu. Phần mềm quản lý nhân sự online được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) thành dạng app, web hoặc kết hợp cả 2 với nhiều tính năng khác nhau. Vậy phần mềm quản lý nhân sự online có ưu và nhược điểm gì? cùng theo dõi bài viết dưới đây của SmartOSC DX để biết thêm chi tiết nhé.

Đặc điểm chung của phần mềm quản lý nhân sự

Các phần mềm quản lý nhân sự ngày nay đều đáp ứng khá đầy đủ các nhu cầu cơ bản của công việc quản lý nhân sự như quản lý thông tin cá nhân của các nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, tính lương thưởng,… Ngoài ra còn hỗ trợ nâng cao quản lý thêm công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực theo KPI,… 

Trên thị trường còn có một số phần mềm có thể xây dựng các tính năng đánh giá, đào tạo riêng biệt, chính sách lương thưởng, cấu tạo chức danh dựa theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

Trên thị trường có 2 dạng phần mềm đó là phần mềm quản lý nhân sự giá rẻ hoặc miễn phí và phần mềm quản lý nhân sự có tính phí. Phần mềm quản lý nhân sự giá rẻ cung cấp các nhu cầu đơn giản của doanh nghiệp nhỏ, không quá yêu cầu cao về chức năng quản lý. Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu về quản lý nhân sự của họ cao hơn nên phải tìm những phần mềm có đa dạng tính năng hơn, nhiều tiện ích hơn thì phần mềm quản lý nhân sự có tính phí là lựa chọn tốt nhất.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự online

1. Tính linh động trong quản lý  

Thời đại công nghệ 4.0 internet vạn vật là một trong những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của phần mềm online, khi mà mọi người đã quen dần với sự tiện dụng của việc truy cập mọi lúc mọi nơi. Cũng như sự cần thiết của các phần mềm online giúp ích cho các hoạt động quản lý từ xa và việc quản lý nhân sự cũng vậy. Nhà quản lý dễ dàng theo dõi, cập nhật và sửa đổi các thông tin ngay lập tức qua internet giúp hoạt động quản trị kịp thời và hiệu quả hơn. 

2. Tương tác hai chiều

Quản lý ngày nghỉ cũng như thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp chỉ bằng 1 cú click chuột. 

• Duyệt toàn bộ yêu cầu nghỉ phép của nhân viên mọi lúc, mọi nơi, bằng mọi thiết bị 
• Đơn giản hoá quy trình quản trị nhân sự với bảng thống kê số người đến làm việc tại văn phòng, số người làm việc tại nhà và số người đang trong ngày nghỉ. 

Không giống như dạng offline chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, hoạt động quản lý bằng phần mềm online có tính chia sẻ hơn nhờ tính năng phân quyền. Tính năng phân quyền cho phép nhân viên điền các mẫu đơn, theo dõi các thông tin cá nhân về lịch làm, bảng lương, phúc lợi và thông tin của công ty như cơ cấu phòng ban, nhân sự, dự án hoạt động, kỳ nghỉ … Việc chia sẻ này giúp nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn với công việc, đồng thời tăng sự gắn kết với doanh nghiệp. 

3. Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng thấp

Giúp tối ưu hóa trong chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự hoạt động online sẽ không cần đầu tư hệ thống máy chủ và đội ngũ IT lớn chuyên nghiệp. Tất cả hoạt động duy trì và sửa chữa đã có bên thứ ba là các công ty cung cấp giải pháp công nghệ cao, đồng thời doanh nghiệp của bạn cũng không cần phải mất thời gian để tìm hiểu sâu vào kỹ thuật phần mềm. 

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online

1. Sự phụ thuộc internet

Internet là một trong những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự online nhưng cũng chính là nhược điểm của nó. Phần mềm nhân sự online khi không có kết nối internet sẽ không truy cập được và hoạt động, việc quản lý cũng bị trì trệ khi đường truyền mạng không ổn định. Một số dữ liệu quản lý nhân sự đang cập nhật lên phần mềm có thể bị mất nếu đường truyền internet bị ngắt quãng.

2. Bảo mật dữ liệu 

Doanh nghiệp không được toàn quyền kiểm soát, bởi việc thuê phần mềm quản lý nhân sự online từ nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chia sẻ quyền truy truy cập một số dữ liệu cho họ. Phần mềm quản lý nhân sự online hoạt động trên nền tảng mở sẽ có nhiều rủi ro về an ninh như virus tấn công làm lỗi phần mềm, hacker đột nhập đánh cắp dữ liệu và điều khó xảy ra nhất là bên thứ ba vô tình xóa mọi dữ liệu của bạn. Nhưng những điều trên hầu như đã được giải quyết nhờ các điều luật an ninh mạng mới chặt chẽ hơn và công nghệ bảo mật dữ liệu hiện nay đảm bảo độ an toàn cao. 

3. Cố định tính năng 

Phần mềm quản lý nhân sự online cung cấp các tính năng sẵn có mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thành gói. Tuy các tính năng được xây dựng sẵn khá tiện lợi nhưng chúng bị đóng khung trong một khuôn mẫu nhất định. Điều này trở thành một nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự online , bởi mỗi ngành nghề có một đặc điểm và tính chất riêng biệt nên cách quản lý sẽ không giống nhau. Ví dụ như nhân viên ngành công nghiệp may có thêm ca làm việc ngoài giờ với mức lương cao hơn 1.5 ca thường, trong khi tính năng chấm công chỉ ghi nhận chung giờ làm cho một chính. Để phân ca làm và tính lương chính xác, bộ phận nhân sự phải mất nhiều thời gian kiểm tra cho từng nhân viên.

Các công ty cung cấp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin hiện tại chưa thể đáp ứng hết các nhu cầu mới không phổ biến của các doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp có thể yêu cầu các công ty gia công phần mềm xây dựng hoặc thiết kế riêng các ứng dụng, tính năng cho mình, đặc biệt là các ứng dụng có khả năng tùy chỉnh dựa theo nhu cầu của khách hàng.

Qua những nhược điểm trên, chúng tôi muốn dành lời khuyên cho doanh nghiệp của bạn hãy lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự thật sự uy tín và đảm bảo chất lượng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn với dữ liệu nhân viên khổng lồ cần được lưu trữ và bảo mật.

Lựa chọn nào là tốt nhất dành cho doanh nghiệp

Được tạo dựng và phát triển bởi SmartOSC DX – Công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, Zoho People luôn nằm trong top các phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng nhất bởi các doanh nghiệp, tập đoàn lớn.

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People nhờ vào việc áp dụng công nghệ tiên tiến, giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu và mong đợi từ khách hàng. KingWork luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên hàng đầu với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để có thể mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, từ đó phát huy tối đa những ưu điểm và loại trừ những nhược điểm đang khi sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự online.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm Zoho People: Hiện đang có bản dùng thử miễn phí tính năng cơ bản và có thể đăng ký, yêu cầu phát triển thêm tính năng nâng cao riêng nếu cần.

• Uyển Chuyển: Thiết kế tối giản và linh hoạt, Zoho People có thể hoạt động độc lập tạo thành các gói nhỏ riêng biệt. Có thể liên kết với nhau để thống nhất dữ liệu.
• Linh Hoạt: Với các tính năng thông minh, các chức năng linh hoạt, tùy biến dữ liệu, quy trình theo mục tiêu và cấu trúc của tổ chức.
• Thông minh: Người quản lý có thể tạo các báo cáo phân tích nhân sự khác nhau trong vài phút. Với các công cụ phân tích giúp hoạch định nguồn lực, quản lý chi phí nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược, ảnh hưởng tích cực đến mọi người trong tổ chức.
• Bảo Mật: Có thể phân quyền theo từng chức năng nhỏ, các dữ liệu được đảm bảo an toàn bảo mật cao.

Hiện nay trên thị trường đang xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự giúp cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn quản lý nhân sự một cách chính xác, tiết kiệm và chiến lược hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ để chọn ra phần mềm thật sự phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình nhằm tránh những rủi ro không đáng có. Hiện nay, ứng dụng Zoho People đang cho phép dùng thử 7 ngày miễn phí với đầy đủ các tính năng và nhiều ưu đãi hấp dẫn khác nhằm giúp doanh nghiệp tìm được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với công ty.