Quản Lý Nhân Sự - HRM

Quản Lý Chuyến Công Tác Của Nhân Viên Hiệu Quả

Đối với một doanh nghiệp, vấn đề di chuyển, công tác của nhân viên là một việc vô cùng cần thiết. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp hiện nay chưa nắm rõ được tầm quan trọng của việc này, chính vì vậy để quản lý chuyến công tác của nhân viên hiệu quả hơn, hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu các cách sau đây.

Xây dựng đội ngũ quản lý chuyến công tác cho nhân viên

Sẽ rất khó quản lý tốt nhân viên trong những chuyến công tác, bởi giờ làm việc của họ sẽ không tại công ty. Chính vì vậy, cách thức hiệu quả nhất và nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn chính là hãy xây dựng ngay một đội ngũ với kinh nghiệm dày dặn để làm công việc quản trị đó.

Đối với một đội ngũ quản lý, bạn có thể thuê các dịch vụ bên ngoài, hoặc có thể xây dựng ngay tại các nhân sự công ty. Thông thường, bộ phận nhân sự cũng đảm nhận trọng trách theo dõi và đánh giá nhân viên cho công ty bạn. Bạn hãy chọn ra những ứng cử viên sáng giá, nhận nhiệm vụ quản lý các chuyến công tác của từng nhân viên trong công ty, như một người thư ký giúp theo dõi, hỗ trợ, đánh giá và thúc đẩy các công việc để mang lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Nhất là đối với những chuyến công tác dài ngày, hay ở nước ngoài, rất cần một đội ngũ hỗ trợ việc trao đổi thông tin đến với các cấp quản lý. 

Một điều quan trọng khi xây dựng đội ngũ quản lý chuyến công tác cho doanh nghiệp bạn chính là hãy chọn những nhân sự còn trẻ, vì quỹ thời gian dành cho việc hỗ trợ nhân viên công tác sẽ nhiều hơn, đồng thời đừng quên chi trả thêm các khoản ngoài giờ, hỗ trợ thưởng khi cần thiết.

Trực tiếp tham gia theo dõi tiến độ công việc

Những chuyến đi công tác của nhân viên là những cuộc giao dịch vô cùng quan trọng, hoặc đó là những chuyến khảo sát thị trường, khảo sát thực địa. Chính những nhà quản lý phải luôn tham gia trực tiếp trong quá trình hoàn thành công việc. Khi bạn lơ là, hoặc quá thờ ơ với tiến trình làm việc của những nhân viên đang ở xa, rất có thể dự án sẽ không hoàn thành tốt, cuộc đàm phán thất bại.

Sự tham gia trực tiếp này cũng giúp cho những nhân sự làm việc tại nơi công tác cảm nhận được sự quan trọng của bản thân họ, đồng thời sẽ cố gắng làm việc chăm chỉ với sự hỗ trợ từ chính người cấp trên này. Nếu bạn theo dõi sát sao và kịp thời, sẽ có thể giúp nhân viên làm việc hiệu suất, đôi khi với những phương án chưa khả thi, có thể tham khảo ý kiến của bạn ngay để đổi kế hoạch cho đúng, thiết thực nhất có thể. Một người sếp, không chỉ là người quản lý mà hơn hết còn là người hỗ trợ, truyền lửa trong những chuyến công tác xa của nhân viên. Xem thêm phần mềm nhân sự

Quản lý thời gian chặt chẽ

Quản lý chuyến công tác của nhân viên không chỉ quản lý dựa theo tiến độ hoàn thành công việc, mà hơn hết bạn cần phải theo dõi và hạn định thời gian của nhân viên, bao gồm: thời gian làm việc, thời gian gặp gỡ đối tác, thời gian báo cáo tiến độ. 

Một doanh nghiệp chuyên nghiệp, với những kinh nghiệm sẵn có sẽ luôn đưa ra được những định mức thời gian cố định, trong thời gian có thể hoàn thành công việc tốt nhất. Điều này không chỉ giúp cho doanh nghiệp bạn vừa quản lý được thời gian của nhân viên, tránh nhân viên làm những công việc riêng, ảnh hưởng đến mục tiêu chung; mà còn giúp cho nhân viên có điểm tựa khung thời gian đó, họ sẽ chủ động hơn, xúc tiến công việc trở nên tốt hơn. 

Tối ưu hóa chi phí cho chuyến công tác

Mỗi chuyến công tác sẽ có một số mức chi trả khác nhau, vì vậy doanh nghiệp không nên đưa mức chính xác và quá sát sao so với hạn mức ngân sách. Hãy đưa ra các khung chi phí chung, doanh nghiệp bạn sẽ chi trả những gì như nơi ở, ăn uống, chi phí di chuyển, chi phí mời đối tác và những chi phí không cần chi trả như quà cáp nhân viên hoặc các khoản phí cá nhân khác.

Doanh nghiệp bạn hãy luôn nhớ rằng những chuyến đi công tác đó bạn đã chi trả thời gian làm việc cho nhân viên, đồng thời còn hỗ trợ thêm các khoản phí công tác khác. Để tránh trường hợp thất thoát ngân sách hãy cho họ một hạn mức cụ thể, và hạn mức đó vừa đủ chi tiêu cho các việc thật sự cần thiết. Tối ưu hóa chi phí là việc một nhà quản lý chuyến công tác cần làm và cần đặt lên hàng đầu, tránh các hành vi tiêu cực sẽ xảy đến, gây ảnh hưởng trực tiếp trong quá trình làm việc và cả hệ lụy sau này ảnh hưởng đến công ty.

Quản lý chuyến công tác cho nhân viên là việc tối quan trọng cho một doanh nghiệp. Chính vì vậy, hãy luôn ưu tiên cho việc này như việc quản lý nhân sự tại công ty để đạt hiệu suất công việc tốt nhất. Với 4 lưu ý mà SmartOSC DX nêu trên, hi vọng phần nào giúp doanh nghiệp bạn có thể phát triển việc quản lý chuyến công tác cho nhân viên hiệu quả, đồng thời giúp cho công ty phát triển, nhân sự làm việc tốt hơn trong thời gian ở xa công ty.