Quản Lý Nhân Sự - HRM

Quản Lý Nhân Viên Từ Xa Hiệu Quả Trong Thời Kỳ COVID-19

Trong bối cảnh xã hội vẫn còn lao đao do dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương án làm việc từ xa để thích ứng với mọi khó khăn và vẫn phải vận hành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, xu hướng làm việc từ xa sẽ mang đến nhiều lợi ích cũng như khó khăn cho doanh nghiệp. Vậy một nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp khi quản lý nhân viên từ xa sẽ phải giải quyết bài toán hiệu suất như thế nào? 

Thách thức khi quản lý hoạt động từ xa trong doanh nghiệp

Những hình thức làm việc tại văn phòng truyền thống đã làm cho mọi nhân viên đều cảm thấy khó khăn khi phải chuyển đổi hình thức làm việc từ xa, làm việc trực tuyến. Cấp trên cũng cần phải liên tục trau dồi kinh nghiệm, kiểm soát nhân viên làm việc hiệu quả và khoa học. 3 khó khăn mà một nhà quản lý nhân viên có thể sẽ gặp chính là: 

Khó khăn về mặt giao tiếp 

Ở bất kỳ môi trường làm việc nào, giao tiếp giữa các nhân viên với nhau là chìa khóa để mọi công việc diễn ra trơn tru hơn. Hãy tưởng tượng một đội bóng 11 người nếu không có sự tương tác của tất cả mọi người thì đội bóng đó khó có thể giành chiến thắng được. 

Ở văn phòng, mọi cá nhân đều có thể trao đổi, giao tiếp với đồng nghiệp một cách dễ dàng ở mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, khi mọi người làm việc tại nhà thì việc giao tiếp phải phụ thuộc qua các phần mềm hỗ trợ khác nhau như video call, email, công cụ quản lý dự án… 

Một nhà quản lý nhân viên từ xa hiệu quả cần phải thúc đẩy sự giao tiếp trong toàn tổ chức và chọn ra một loại công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả. Việc giao tiếp hiệu quả hơn giữa các nhân viên sẽ tạo ra năng suất làm việc cao hơn. 

Năng suất giảm do thiếu đi sự giám sát

Một người quản lý nhân viên cần phải giám sát và chỉ đạo hợp lý. Không những vậy, họ còn phải chỉ cho nhân viên thấy được hiệu quả trong công việc, sự tiến bộ và những điểm cần phải khắc phục. Rủi ro dễ nhận thấy nhất khi nhân viên làm việc bên ngoài công sở truyền thống chính là sự thiếu giám sát và chỉ đạo hơn ở cấp trên, dẫn đến sự chậm trễ hơn trong các công việc. 

Rò rỉ dữ liệu và bảo mật thông tin

Khi làm việc từ xa, các nhân viên sẽ sử dụng thiết bị cá nhân và truy cập vào các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Việc này dễ dàng để các hacker đánh cắp dữ liệu nếu không có biện pháp bảo vệ và các quy trình hạn chế truy cập. Thêm nữa là các nhà quản lý nên có cách sao lưu dữ liệu tránh tình trạng nhân viên vô tính xóa bỏ, đánh mất hoặc bị tấn công mạng bởi một bên thứ 3. 

Giải quyết những thách thức để tạo hiệu quả tức thì 

Với cương vị của một nhà quản lý nhân viên, việc muốn chuyển đổi hình thức làm việc từ offline sang online cần thời gian để nhìn ra vấn đề và giải quyết các khó khăn. Để một doanh nghiệp vận hành trơn tru với hình thức làm việc mới sẽ cần các nguyên tắc hoạt động, quy tắc vận hành cũng như cách quản lý hoạt động từ xa ổn định. 

Phân công rõ ràng trách nhiệm và mục tiêu của từng nhân sự

Khi quản lý nhân viên từ xa, nhà quản lý không thể kiểm soát nhân sự làm gì và vào lúc nào mà chỉ có thể dựa trên kết quả đạt được hay còn gọi là KPI. Cần phải phân công rõ ràng để từng nhân sự hiểu được mục tiêu chung của cả team, đóng góp đầy đủ KPI theo cam kết vào kết quả chung. 

Nhân viên làm việc từ xa có thể sẽ dễ bị xao nhãng bởi các yếu tố xung quanh. Ban lãnh đạo quản lý nhân sự phải vừa hỗ trợ tinh thần để họ làm việc tập trung cao độ và vừa phải linh hoạt trong các chỉ số nhằm tăng tính khả thi trong công việc. 

Chẳng hạn như bạn có thể giảm nhẹ hoặc thay đổi cách quản lý KPI dựa trên tình hình kinh doanh của khách hàng bị ảnh hưởng do khủng hoảng, dời lại deadline cho các nhiệm vụ cần phải có sự tham gia của nhiều bên… Cấp trên và đội ngũ cấp dưới cần minh bạch và rõ ràng những kết quả đạt được để từ đó định hướng công việc và mục tiêu trong giai đoạn tiếp theo. 

Giao tiếp hiệu quả bằng các phần mềm quản lý nhân viên từ xa 

Việc quản lý nhân viên từ xa sẽ cần có những phương pháp giao tiếp để quá trình truyền đạt thông tin không bị ngắt quãng. Các phần mềm cũng được chia ra theo nhiều mục đích khác nhau như xử lý công việc hàng ngày, công việc cá nhân, họp online, truyền đạt thông tin quan trọng,…

Một số tiêu chí có thể đặt ra cho một ứng dụng trò chuyện trong công ty như: 

• Tính bảo mật cao
• Truyền nhận dữ liệu nhanh chóng
• Khả năng lưu trữ tốt
• Khả năng đa nhiệm và tự động hóa cao

Ngoài ra, trên thị trường còn có rất nhiều bộ công cụ tích hợp hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả. Những hệ thống all-in-one này sẽ đảm nhận trách nhiệm hoạch định nguồn lực, lưu trữ dữ liệu, quản lý công việc, tương tác giữa mọi nhân viên, CRM,…

Kết luận 

Bài viết hy vọng đã mang đến cho bạn một góc nhìn về những thách thức và phương pháp vượt qua khó khăn để quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả. Một khi doanh nghiệp của bạn đã thực hiện chuyển đối thành công, bạn sẽ thấy được nhiều lợi ích thu được nhờ vào hệ thống làm việc từ xa và quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Theo dõi SmartOSC DX hàng ngày để trang bị và cập nhật những kiến thức, thông tin, và xu hướng mới nhất để quản lý doanh nghiệp và quản trị nhân sự hiệu quả, bền vững hơn.