Quản Lý Nhân Sự - HRM

So Sánh Các Giải Pháp Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Hiện Nay

Từ khi nào mà Phần mềm nhân sự đã trở thành một công cụ tối quan trọng trong doanh nghiệp? Quản lý nhân sự không phải là một bài toán dễ với tất cả các doanh nghiệp. Bộ não con người dường như không thể thực hiện tốt các công tác quản lý số lượng lớn nhân lực trong công ty. 

Từ đó, nhu cầu về phần mềm quản lý nhân sự ra đời và ngày một tăng. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm quản lý không phải lúc nào cũng dễ dàng. Có rất nhiều công ty phần mềm nhảy vào cuộc đua cung cấp các phần mềm quản lý nhân sự. Nhìn chung, mỗi phần mềm sẽ có những thế mạnh riêng đi kèm những nhược điểm không thể tránh khỏi. Bài viết dưới SmartOSC DX đây sẽ cung cấp thông tin về các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự mới nhất. 

Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự HRM

Thế nào là quản lý nhân sự?

Quản lý nguồn nhân lực (HRM) là hoạt động tuyển dụng, tuyển dụng, triển khai và quản lý nhân viên của một tổ chức. HRM thường được gọi đơn giản là nguồn nhân lực ( HR ). Bộ phận nhân sự của một công ty hoặc tổ chức thường chịu trách nhiệm tạo ra, có hiệu lực và giám sát các chính sách quản lý người lao động và mối quan hệ của tổ chức với nhân viên của mình. Thuật ngữ nguồn nhân lực lần đầu tiên được sử dụng vào đầu những năm 1900, và sau đó rộng rãi hơn vào những năm 1960, để mô tả tổng thể những người làm việc cho tổ chức.

HRM là quản lý nhân viên với trọng tâm là những nhân viên đó là tài sản của doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, nhân viên đôi khi được coi là vốn nhân lực. Cũng như các tài sản kinh doanh khác, mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhân viên, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi tức đầu tư ( ROI ).

Thuật ngữ công nghệ nhân sự hiện đại  quản lý vốn con người đã được sử dụng thường xuyên hơn so với thuật ngữ HRM. Thuật ngữ HCM đã được áp dụng rộng rãi bởi các công ty lớn và vừa và các tổ chức khác về phần mềm để quản lý nhiều chức năng nhân sự.

HRM hoạt động như thế nào?

Quản lý nguồn nhân lực hoạt động thông qua các chuyên gia nhân sự tận tâm, những người chịu trách nhiệm thực hiện hàng ngày các chức năng liên quan đến nhân sự. Thông thường, nguồn nhân lực sẽ bao gồm toàn bộ bộ phận trong mỗi tổ chức.

Các bộ phận nhân sự trong các tổ chức khác nhau có thể khác nhau về quy mô, cấu trúc và tính chất của các vị trí cá nhân của họ. Đối với các tổ chức nhỏ hơn, không có gì lạ khi có một số ít các nhà tổng quát về nhân sự, mỗi người thực hiện một loạt các chức năng nhân sự. 

Các tổ chức lớn hơn có thể có các vai trò chuyên biệt hơn, với các nhân viên riêng lẻ đảm nhiệm các chức năng như tuyển dụng, nhập cư và xử lý thị thực, quản lý nhân tài, phúc lợi, lương thưởng và hơn thế nữa. Mặc dù các vị trí nhân sự này được phân biệt và chuyên biệt, các chức năng công việc vẫn có thể trùng lặp với nhau.

Các phân hệ chính của phần mềm quản lý nhân sự

Thông thường, các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự bao gồm quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, chấm công, báo cáo nhân sự… 

Một số phần mềm quản lý nhân sự nâng cao có thể giúp doanh nghiệp thực hiện tính toán về chế độ khen thưởng, kỷ luật, hoặc có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp lọc nhân sự theo các yêu cầu tuyển dụng đầu vào, hỗ trợ kết nối mạng Internet, mạng WAN…

Phần mềm quản lý nhân sự lõi

Quản lý phúc lợi nhân viên	Phân hệ quản lý phúc lợi (benefits administration) giúp các nhà quản trị nhân sự quản lý lợi ích cho nhân viên như trả lương làm việc ngoài/thêm giờ, tiền phụ cấp, các kỳ nghỉ, các chương trình bảo hiểm như BH y tế/thất nghiệp/nha khoa/nhân thọ…
Theo dõi nhân sự	Tính năng personnel tracking giúp giám đốc nhân sự tập trung cơ sở dữ liệu nhân viên như thông tin liên lạc, thời hạn hợp đồng, loại hợp đồng la động, số bảo hiểm xã hội (SSN), lịch sử học tập và các công việc trước đây và các thông tin cá nhân khác… Nhờ vậy, mọi biến đổi nhân sự như chế độ lương, thưởng, nghỉ phép, thuyên chuyển, điều động, lý lịch, hoàn cảnh luôn được theo dõi và cập nhật tức thời.
Quản lý tiền lương	Quản lý tiền lương (payroll) và phụ cấp cho nhân viên, các khoản tiền thưởng, các khoản trích bảo hiểm hưu trí, y tế và các khoản khấu trừ khác. Phần mềm còn tự động tính toán khấu trừ các khoản tiền lương để phục vụ đóng thuế…

Quản lý nguồn nhân lực

Chấm công và quản lý thời gian làm việc

Cùng chức năng time and attendance này giúp quản lý thời gian làm việc (giờ công, ngày công, tăng ca, nghỉ phép…) và chấm công cho nhân viên, theo dõi giờ ra vào công ty của nhân viên. Nhiều giải pháp cho phép theo dõi những ngày nghỉ phép dồn tích hoặc đã sử dụng. Một số công cụ có khả năng cảnh báo khi nhân viên chưa hoặc đã hoàn thành chỉ tiêu khối lượng công việc được giao, nhắc nhở nhắc nhở nhân viên khi có việc đến thời hạn phải giải quyết.

Lập kế hoạch làm việc

Với tính năng employee scheduling cung cấp tính năng sắp xếp ca làm việc và chấm công cho nhân viên để đảm bảo số lượng nhân sự phù hợp với khối lượng công việc. Hệ thống có thể lên lịch làm việc cho nhân viên tại các phòng ban, chi nhánh và dự án. Hệ thống cũng có khả năng cảnh báo cho người lao động mỗi khi thay đổi lịch làm việc hoặc trình độ nhân công không phù hợp.

Chiến lược nhân sự (Strategic HR)

Hệ thống theo dõi và tìm kiếm hồ sơ của ứng viên	Hệ thống quản lý danh sách hồ sơ ứng viên (Applicant Tracking System-ATS) giúp quản lý tập trung cơ sở dữ liệu các ứng viên, qua đó cho phép nhà tuyển dụng lưu trữ thông tin người xin việc và sử dụng các công cụ tuyển dụng tự động khác trong suốt quá trình tuyển dụng. Phần mềm bao gồm các tính năng theo dõi thông tin các ứng viên, theo dõi tình trạng đơn xin việc, và tích hợp trực tiếp với các ứng dụng nhân sự khác, chẳng hạn như tính năng kiểm tra lý lịch ứng viên.
Đánh giá nhân viên	Hay còn được gọi là phần mềm đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên (performance review), các ứng dụng này cung cấp một hệ thống tập trung giúp nhà quản lý nhân sự theo dõi và đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Tính năng tiêu biểu bao gồm theo dõi, đo lường hiệu suất công việc, và quản lý mục tiêu…
Đào tạo và phát triển kỹ năng	Mô-đun learning management cho phép theo dõi đào tạo nhân viên mới cũng như tiếp tục nâng cao các kỹ năng cho các nhân viên hiện có. Các tính năng phổ biến bao gồm biên soạn và quản lý nội dung chương trình đào tạo, xác định lộ trình cấp chứng chỉ đào tạo, cũng như các tính năng kiểm tra và báo cáo.

Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm HRM nào?

Tại Việt Nam, phần mềm quản lý nhân sự được tồn tại dưới 2 dạng gồm phần mềm nhân sự đóng gói độc lập hoặc mô-đun quản lý nhân sự được tích hợp trong những phần mềm quản trị tổng thể. Việc đưa ra lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trên thực tế không còn quá phức tạp. Tuy nhiên, vấn đề bạn cần quan tâm nhất là sao cho phù hợp với túi tiền, quy mô sử dụng như tư duy, phong cách quản lý nhân sự cho doanh nghiệp. Hơn nữa, cần khảo sát, tư vấn đóng vai trò quan trọng trong khi triển khai phần mềm nhân sự. Vì công thức tính lương của hầu hết các phần mềm HRM hiện nay đã thiết lập sẵn trong cùng một hệ thống. 

Mặc dù có rất nhiều phần mềm nhân sự trên thị trường, song doanh nghiệp cần tìm ra một số giải pháp nhằm phù hợp luôn là điều khó khăn. Để chúng tôi bật mí tới bạn phần mềm Zoho People giúp xóa đi những lo lắng, trải nghiệm tuyệt vời. 

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People  không chỉ đơn giản là quản lý hồ sơ nhân viên cơ bản. Zoho People là giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực đáp ứng cho nhiều loại hình doanh nghiệp: thương mại dịch vụ, sản xuất, bán lẻ, tập đoàn,…Phần mềm Zoho People là sản phẩm của Công ty SmartOSC DX. 

Phân hệ của Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People

• Hồ sơ nhân sự
• Quản lý phép, chấm công
• Tiền lương, thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN
• Bảo hiểm xã hội
• Tuyển dụng
• Đào tạo
• Đánh giá
• Cấp phát CCDC
• Quản trị hệ thống
• Và các phân hệ, chức năng mở rộng khác theo yêu cầu

Ưu điểm:

• Tự động ghi nhớ các chức năng sử dụng gần nhất theo từng người dùng, từng máy tính.
• Hỗ trợ tìm kiếm nhanh rất tiện khi nhập liệu (mặc định là theo mã nhân viên và họ tên)
• Hỗ trợ nhập liệu nhanh dạng danh sách nhiều cột nhiều hàng (nhiều người,…)
• Công thức lượng động dễ dàng tự chỉnh sửa các tham số khi chính sách nhà nước thay đổi (tỷ lệ bảo hiểm, giảm trừ bản thân, giảm trừ gia cảnh,…).
• Biểu mẫu, báo cáo hỗ trợ dạng word và excel có thể tự chỉnh sửa mẫu về điều khoản, câu chữ, thống kê dạng biểu đồ.

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX muốn gửi gắm tới bạn khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp của mình. Rất mong sẽ được đồng hành cùng quý doanh nghiệp.