Quản lý khách hàng - CRM

So Sánh CRM và ERP: Doanh Nghiệp Nên Chọn Hệ Thống Nào

Đã có rất nhiều thắc mắc từ nhiều nhà doanh nghiệp rằng liệu phần mềm CRM và phần mềm ERP có điểm gì giống và khác nhau? Nếu doanh nghiệp của bạn đang có những thắc mắc này thì đừng bỏ lỡ bài viết này nhé! Dưới đây, SmartOSC DX sẽ gửi đến bạn tiêu đề so sánh CRM và ERP: Doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống nào? 

Tổng quan hệ thống CRM và ERP

Thế nào là hệ thống CRM

CRM là viết tắt của từ Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng. Đây là bộ phận giúp doanh nghiệp tạo ra các chiến lược thúc đẩy mối quan hệ của doanh nghiệp với khách bằng nhiều hình thức khác nhau với mục đích cuối cùng là gia tăng lợi nhuận.

CRM sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận, giao tiếp với khách hàng một cách tối ưu thông qua các quy trình tìm kiếm, lưu trữ phân tích thông tin khách hàng để hiểu họ để đưa ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, CRM luôn là công cụ then chốt hỗ trợ doanh nghiệp.

Thế nào là hệ thống ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm giúp quản lí các hoạt động của một doanh nghiệp. Điểm mạnh của hệ thống ERP chính là tập trung vào liên kết các phòng ban trong một công ty để đáp ứng những nhu cầu phát sinh trong quá trình vận hành.

Một số ERP phổ biến tại Việt Nam có thể kể đến SAP hay Microsoft Dynamics. Đối với mã nguồn mở (open-source), Odoo được coi là ông hoàng với những tính năng vượt trội và cách sử dụng đơn giản thông qua các bước thả và kéo (Drag-and-Drop). Hơn nữa, SmartOSC còn sơ hữu module CRM, giúp các doanh nghiệp có thể quản lý tất cả thông tin và vận hành chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Điểm giống nhau giữa CRM và ERP

Song song cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc nâng cấp hệ thống quản trị cũng là một trong những bài toán khó của nhà quản lý. Đã có rất nhiều công ty cho rằng hễ cứ cài đặt càng nhiều phần mềm vào việc quản lý càng tốt, nhưng hệ thống đơn lẻ này không những không mang tới hiệu quả mà còn tốn khá nhiều thời gian, tiền bạc. Điều này cũng xảy ra khi nhà quản lý đánh đồng hai khái niệm CRM và ERP, khiến cho quá trình vận hành giải pháp này không được phát huy được hết những tác dụng.

Hiện nay, trên thực tế CRM và ERP có những điểm tương đồng khiến cho nhiều người bị nhầm lẫn về hai giải pháp này. CRM và ERP là phần mềm giúp đơn giản hóa công việc quản lý khi tác vụ được tự động hóa, nhất là đối với hoạt động bán hàng hay tiếp thị. Bên cạnh đó, cả hai giải pháp này song song đều hỗ trợ quá trình hoạt động của marketing nhằm đưa thương hiệu tới gần hơn với người tiêu dùng. 

Đối với doanh nghiệp khi sở hữu trang web thương mại điện tử, CRM và ERP đều tích hợp vào backend của trang web nhằm lưu trữ và thống kê thông tin của khách hàng. Các phần mềm CRM và ERP đều có cả hai lựa chọn về bản mã nguồn mở cũng như bản trả phí để người dùng lựa chọn. 

Điểm khác biệt cơ bản giữa CRM và ERP

Ở một số phần mềm ERP khi tích hợp sẵn CRM, tuy nhiên sự kết hợp này đều tận dụng được tất cả khả năng CRM. Mặc dù trong ERP cũng chúa những chức năng dành cho CRM. Mặc dù ERP cũng chứa những chức năng chính dành cho CRM (chủ yếu là đối với quản lý bán hàng – Sales), tuy nhiên hai phần mềm này cần được phân định riêng lẻ. 

Cũng có thể hiểu được rằng, ERP tập trung hơn khi quản lý việc nội bộ, trong khi CRM hỗ trợ về vấn đề bên ngoài của doanh nghiệp, có liên quan tới khách hàng hay đối tác.

Những chi tiết chỉ ra sự khác nhau giữa ERP và CRM:

• Mục tiêu:  

• ERP: Cắt giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa hệ thống quản lý 
• CRM : Nâng cao doanh thu thông qua xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng

• Các dịch vụ hỗ trợ:

• ERP: Kế toán/Tài chính Tuyển dụng hoạt động sản xuất và dây chuyền cung ứng quản lý các dự án của công ty.
• CRM: Chăm sóc khách hàng Hỗ trợ bán hàng đánh giá tương tác xã hội Đánh giá cộng đồng khách hàng/đối tác tổng đài

• Đối tượng quản lý:

• ERP: Hoạt động và nhân sự trong công ty
• CRM: Khách hàng và đối tác ngoài công ty

• Quy mô:

• ERP: Tập trung quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp. Quy mô lớn hơn CRM
• CRM: Tập trung vào việc bán hàng và mở rộng thị trường. Quy mô nhỏ hơn ERP

• Chi phí: 

• ERP: đắt hơn
• CRM: rẻ hơn

Vậy doanh nghiệp cần giải pháp ERP hay CRM?

Đối với các doanh nghiệp khi đang tái cấu trúc hệ thống công nghệ, việc ứng dụng CRM và ERP là một điều tất yếu. Tuy nhiên, cũng có nhiều người cho rằng, chỉ cần lựa chọn một trong hai giải pháp là đủ cho việc chuyển đổi số.

“Tại sao trong ERP đã tích hợp CRM mà tôi vẫn phải triển khai hai hệ thống riêng?”

Như đã nói, CRM và ERP có những mục đích riêng, và việc tối ưu hóa hai giải pháp sẽ nhanh chóng đưa doanh nghiệp có những bước nhảy vọt trong hiệu quả làm việc: CRM thúc đẩy doanh số trong khi ERP hợp lý hóa các hoạt động và giảm chi phí chung.  

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên dùng CRM

Ở giai đoạn đầu doanh nghiệp cần mở rộng tầm ảnh hưởng và tìm kiếm lượng khách hàng, việc triển khai CRM là điều vô cùng cần thiết. Đây là cách giúp ban lãnh đạo quản lý về hoạt động bán hàng và phân tích hành vi người dùng.

CRM giúp doanh nghiệp tăng nhanh doanh số, cũng đã có những chiến lược marketing thông qua việc giám sát các giao dịch của khách hàng. Nhằm xây dựng hình ảnh, bên cạnh đó chất lượng sản phẩm được nâng cao, dịch vụ về chăm sóc khách hàng của thương hiệu cũng phải có sự quan tâm, nhất quán. CRM ở đây giúp cho công ty phát triển hơn và trở thành lựa chọn cho người mua hàng tin dùng. 

Bắt đầu triển khai ERP khi doanh nghiệp phát triển ổn định

Khi công ty ngày càng lớn mạnh và phát triển, đồng nghĩa với việc số lượng nhân sự ngày càng tăng lên. Để có thể quản lý hệ thống lớn,nhà quản lý cần triển khai ERP. Cùng với việc hỗ trợ của phần mềm này, quy trình quản lý công việc trở nên đơn giản hơn, bộ phận có cơ hội kết nối liền mạch với nhau và doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm một phần lớn nhân lực và vật lực để tối ưu hóa hoạt động.

Thời điểm thích hợp nhất để tích hợp và triển khai hai hệ thống là khi các hoạt động đã đi vào ổn định. Việc tích hợp CRM và ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin và tối ưu quá trình quản lý: Người dùng sẽ có góc nhìn toàn diện về hoạt động nội bộ cũng như bên ngoài của công ty. Điều này giúp nhà quản lý định hướng chính xác các chiến dịch trong tương lai. 

Nên bắt đầu với hệ thống CRM hay ERP nào?

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để có thể lựa chọn một hệ thống CRM hay ERP phù hợp, các bạn cần phải cân nhắc với ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp bạn. Ví dụ như ngân sách bạn hạn hẹp và bạn mới bắt đầu doanh nghiệp thì bạn nên lựa chọn một CRM Việt Nam với chi phí rẻ để bắt đầu.

Tuy nhiên, trong tương lai nếu doanh nghiệp bạn phát triển, bạn nên cân nhắc xem phần mềm đó có khả năng mở rộng và tích hợp các phần mềm ERP bên thứ ba không. Điều này rất quan trọng vì nếu hệ thống CRM bạn lựa chọn không có khả năng tích hợp hoặc số lượng hệ thống tích hợp hạn hẹp không chỉ khiến doanh nghiệp bạn phải thay đổi phần mềm đang sử dụng nhiều năm mà còn bị giới hạn số lượng lựa chọn phần mềm ERP. Điều này gây không ít ảnh hưởng tới thói quen, cách sử dụng cũng như ngân sách và thời gian của bạn.

Đối với doanh nghiệp đang và đã phát triển

Đối với loại hình doanh nghiệp đã có quy mô trên thị trường, việc chọn hệ thống ERP hoặc CRM phù hợp càng trở nên quan trọng hơn. Ví dụ như đối với CRM, doanh nghiệp phải sử dụng một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để có thể xử lý toàn bộ khối dữ liệu lớn mà doanh nghiệp bạn đang xử lý. 

Tuy nhiên, AI không phải công nghệ mà cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Nếu bạn là các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ, hay sản xuất thì Odoo lại là một lựa chọn phù hợp hơn. Sở hữu module CRM cao cấp lại nằm trong hệ thống ERP của Odoo, doanh nghiệp không chỉ quản lý được tất cả các khâu bán hàng, marketing mà thậm chí còn có thể chăm sóc khách hàng, liên kết POS, hay quản lý kho, hàng tồn,… Tất cả được bao trọn trong một hệ thống ERP mở duy nhất. Vừa có khả năng tích hợp thêm phần mềm thứ ba, vừa có thể bổ sung thêm các tính năng cần thiết khác, khó mà có thể nói Odoo không phải một hệ thống ERP tốt nhất hiện nay.

Hơn nữa, khi doanh nghiệp đang và đã phát triển, thì ERP sẽ được ưu tiên cao hơn là CRM, bởi dù cho bạn có thể bán được hàng, doanh số tăng nhưng nếu không quản lý được doanh nghiệp thì đây còn là vấn đề lớn hơn cả.

Lựa chọn phần mềm Zoho CRM cho doanh nghiệp hiện đại

Ưu điểm của phần mềm CRM

Zoho CRM hỗ trợ mạng lưới toàn cầu với hơn 250.000 doanh nghiệp thuộc 180 quốc gia chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn, tương tác với khách hàng và tăng doanh thu của họ. Chuyển đổi doanh nghiệp của bạn với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng được thế giới yêu thích.

Phần mềm Zoho CRM đã giúp chúng ta rất nhiều trong việc quản lý cũng như làm tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Những lợi ích mà nó mang tới luôn nhiều hơn những gì mà chúng ta nghĩ điển hình:

• Giám sát quản lý liên lạc: Mỗi cuộc gọi, những lần tiếp xúc với khách hàng, số lần giao dịch với khách hàng đều được lưu trữ, tạo sự tiện lợi cho việc theo dõi tiến trình bán hàng và lịch sử khách mua hàng.
• Liên kết các bộ phận với nhau: Phần mềm này cho phép mọi người làm việc trên cùng một hệ thống, tạo điều kiện trao đổi công việc với nhau dễ dàng để có thể cùng nhau tạo ra các chiến dịch chăm sóc khách hàng, chiến dịch bán hàng có tính liên kết, mang lại hiệu quả cao.
• Gia tăng năng suất làm việc: Đây là lợi ích hiển nhiên khi ứng dụng công nghệ để giảm tải các tác vụ dư thừa, tối ưu hóa hoạt động. 
• Marketing hiệu quả hơn:  Tự động hóa việc chạy các chiến dịch Marketing trên nhiều nền tảng số khác nhau sẽ mang về cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: tăng độ nhận diện, tiếp cận tối đa lượng khách hàng, bán được nhiều sản phẩm/dịch vụ hơn… Trong quá trình thiết lập chiến dịch Marketing, CRM sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ thống kê, phân tích số liệu , dự đoán chi phí, tỉ lệ thành công..

Nhược điểm của phần mềm CRM

Tuy nhiên không có gì là hoàn hảo cả, sử dụng phần mềm CRM vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục như:

• Mất thời gian và chi phí để triển khai hệ thống. Việc áp dụng một phương thức làm việc hoàn toàn mới sẽ tốn kha khá chi phí và thời gian để hoạt động doanh nghiệp đi vào ổn định lại. Không phải chỉ mua phần mềm, cài đặt phần mềm là xong mà còn phải chuyển đổi dữ liệu cũ lên phần mềm và cần có thời gian ban đầu để làm quen với thao tác phần mềm nữa.
• Khó khăn khi triển khai, thay đổi văn hóa làm việc truyền thống. Bởi không chỉ một cá nhân cần thay đổi cách thức làm việc mà là cả doanh nghiệp. Khi mọi người đã quen với cách thức làm việc truyền thống, việc chuyển đổi sang một cách thức mới chính là thách thức mà không phải ai cũng nhanh chóng thích ứng được.
• Phần mềm không có đầy đủ tính năng doanh nghiệp cần. Bởi vì hiện nay chủ yếu các đơn vị cung cấp một phần mềm CRM trọn gói mà mỗi doanh nghiệp lại có một các thức hoạt động khác nhau nên không thể áp dụng một phần mềm giống hệt cho tất cả các doanh nghiệp được.

Nhận thấy những nhược điểm trên là những điểm khiến doanh nghiệp đắn đo trong quá trình lựa chọn phần mềm CRM, đội ngũ SmartOSC DX luôn nỗ lực để giảm thiểu tối đa rủi ro khi sử dụng phần mềm:

•  Phần mềm được cài đặt nhanh chóng, đơn giản, dễ sử dụng.
•  Luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong suốt thời gian sử dụng phần mềm.
•  Tổ chức các buổi training đến nhân viên để đảm bảo tất cả mọi người đều có khả năng sử dụng thành thạo phần mềm.
•  Thiết kế phần mềm dựa trên nhu cầu của từng đối tượng khác nhau để cho ra một giải pháp hoàn hảo nhất đối với mỗi doanh nghiệp.

Thực sự, tầm quan trọng của CRM đối với doanh nghiệp là quá lớn, những lợi ích nó đem lại được nêu trên dường như chỉ là bề nổi của một tảng băng chìm. Các doanh nghiệp muốn thấy rõ lợi ích của chúng thì phải ứng dụng thực tế.

Việc xây dựng phần mềm CRM không hề khó nếu như doanh nghiệp biết cách vạch ra những hướng đi mới của mình, lên ý tưởng cho sự chuyển đổi thì lúc này khi triển khai phần mềm sẽ được đi rất mượt. Điều này nghe vô lý nhưng rất thuyết phục khi một số doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay có lượng doanh thu khủng khi bắt tay vào triển khai phần mềm CRM, thanh lọc cách quản lý truyền thống và đi đầu tiên phong trong thời đại mới của nền công nghệ số ngày nay. 

Vậy, giữa CRM và ERP, chắc hẳn bạn đã có thể định hình được hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp bạn, cũng như nắm được các điểm khác biệt về từng loại hệ thống khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn chưa xác định được hệ thống CRM hay ERP nào phù hợp với bạn, hãy liên hệ SmartOSC DX để nhận được tư vấn từ các chuyên gia chuyển đổi số doanh nghiệp nhé!