Quản Lý Nhân Sự - HRM

Tại Sao Nên Áp Dụng CNTT Vào Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự

Đối với mỗi một doanh nghiệp thì việc quản lý nhân sự chuyên nghiệp hết sức phức tạp không kém gì quản lý tài chính hay sản xuất. Bởi lẽ đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần áp dụng CNTT là hệ thống quản lý về mặt nhân sự giúp giảm thiểu sức người, tránh sai sót và đáp ứng các yêu cầu cơ bản của người quản lý chuyên nghiệp. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về các thông tin liên quan tới việc tại sao nên áp dụng CNTT vào hệ thống quản lý nhân sự. 

Nhu cầu từ thị trường về việc xây dựng phần mềm hệ thống quản lý nhân sự

Cùng với sự phát triển của thị trường đã thay đổi về mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động được xem là những doanh nghiệp thì luôn mong muốn sự tối đa về hiệu suất lao động của người lao động. Tuy nhiên, từ phía người lao động họ luôn mong muốn nhận được những lợi ích tương ứng với sức lao động mà mình đã bỏ ra. 

Xuất phát từ phía nhu cầu khi làm việc, các doanh nghiệp muốn đầu tư xây dựng các phần mềm chuyên biệt giúp giải quyết các vấn đề về nhân sự ngày thêm một khó khăn, nhất là đối với các doanh nghiệp với số lượng lớn người lao động. 

Lợi ích của việc áp dụng CNTT vào hệ thống quản lý nhân sự

Một hệ phần mềm nhằm quản lý nhân sự tương đối cần đáp ứng đầy đủ những cấu phần sau:

Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên

Doanh nghiệp được thiết kế, tạo ra kế hoạch về ngân sách, quản trị, giám sát và trao đổi với nhân viên ở từng phần của quyền lợi lao động được hưởng; triển khai về những chương trình phúc lợi tới nhân viên. 

Quản lý hồ sơ và phát triển về nhân lực

Ngoài mong muốn được góp phần vào công cuộc xây dựng công ty, nhân viên luôn mong muốn được đào tạo, phát triển bản thân để có thể tiếp tục duy trì cũng như phát triển hơn về mặt kiến thức chuyên môn. Phần mềm quản lý nhân sự cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực cho những nhóm làm việc, vị trí công tác,… ngay khi nhân viên đó gia nhập vào hệ thống làm việc tại công ty. 

Chi tiết của phân hệ này gồm: quản lý tuyển dụng, quản lý về năng lực nhân viên, quản lý các chương trình để đào tạo, quản lý đánh giá hiệu quả cho công việc, quản lý kế hoạch đào tạo kế cận… Một trong số đó phải kể đến là phần quản lý hiệu quả công việc ở nước ta chưa được phổ biến nhưng lại đóng vai trò quan trọng: hàng năm nhân viên thường đưa ra KPIs trong năm với nhiều tiêu chí khác nhau. 

Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng nhà quản lý sẽ đưa ra những kết quả cho việc đánh giá về hoạt động của nhân viên, đưa ra so sánh với chỉ tiêu ban đầu từ đó đề ra chỉ tiêu áp dụng cho thời gian mới. 

Quản lý ngày nghỉ/vắng

Hệ thống quản lý nhân sự cấp phép cho mỗi nhân viên kiểm tra về số ngày nghỉ phép và nghỉ còn lại trong năm, kế tiếp là việc có thể đăng ký xin nghỉ phép, vắng mặt, nghỉ theo chế độ… Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ tự động gửi các yêu cầu của người lao động tới người quản lý trực tiếp để nhận được sự chấp thuận, sau khi phê duyệt sẽ có thông báo lại với nhân viên. 

Đồng thời qua đó, nhân viên trong nhóm cũng cần được nắm bắt những thông tin cần thiết này. Hệ thống được tích hợp với hệ thống thông báo về nội bộ như: email, app, tin nhắn… để gửi các thông tin kịp thời có liên quan tới đôi bên. 

Tính lương và chi phí

Lương thường gồm nhiều thành phần cấu tạo nên vì vậy nó khá phức tạp như: lương cơ bản, các khoản đã được thanh toán, khấu trừ vào lương, phụ cấp làm thêm giờ, lương bán theo sản phẩm, chi phí phát sinh… 

Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề về lương thường khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tích lũy theo nhiều hình thức đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định khi đây là thu nhập thuế hay chịu thuế để áp dụng từng công thức tích hợp. 

Khi công ty có số lượng lớn nhân viên, đa dạng về đối tượng nhận lương thì các công thức tính lương dành cho mỗi người lao động là khác nhau. Kéo theo đó, phức tạp trở nên lớn hơn. Một phần mềm hệ thống quản lý nhân sự tốt có thể giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được thời gian và công sức trong quá trình làm bảng lương.. Nhưng để xây dựng một hệ thống tính lương cần có sự tham gia từ chuyên gia hiểu biết về nhân sự, quản trị… 

Tính toán và quản lý thưởng

Điều này phụ thuộc vào quy định từ mỗi công ty sẽ có những tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng của công việc, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, trách nhiệm…  để đưa ra những phần thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm… 

Nếu thực hiện thủ công sẽ không thể nào chi tiết và có thể xảy ra tình trạng cào bằng, không động viên được nhân viên cùng cố gắng trong công việc. Sử dụng các phần mềm hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp việc này mang tính chi tiết và chuẩn xác. 

Quản lý thời gian làm việc

Quản lý thời gian về việc làm có thể kiểm soát việc thu nhập được thời gian dành cho lao động chi tiết như thời gian chấm công, thời gian giao ca,… với số lượng nhân sự lớn thì sẽ có một khối lượng dữ liệu lớn cần được xử lý. 

Hệ thống quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém việc quản lý tài chính hoặc tăng gia sản xuất. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật có liên quan mật thiết tới nguồn vốn quan trọng nhất là doanh nghiệp. 

Một phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế vị trí của một giám đốc nhân sự tinh tế, song cần chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu giúp phòng nhân sự khoa học hóa về công việc hàng ngày. 

Tuy nhiên, không ai sinh ra mà đã trở thành tài giỏi, những nhà quản trị tài ba thường phải trải qua rất nhiều gian nan và thử thách để bước tới bục vinh quang. Vậy nên đừng nản chí, mọi thắc mắc xin liên hệ SmartOSC DX để được nghe chuyên viên tư vấn, chăm sóc nhiệt tình. Giúp giải đáp, tháo gỡ t và đưa ra hướng đi, chiến lược đúng đắn cho mỗi doanh nghiệp.