Quản Lý Nhân Sự - HRM

Tìm Hiểu Về Các Tính Năng Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp

Từ thực tế đã cho thấy công tác quản lý nhân sự đang ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt cũng như chính xác nhằm nâng cao tối đa về hiệu quả nguồn lực tổ chức, rất nhiều đơn vị đã tiến hành xây dựng hệ thống giúp quản lý thông tin nhân sự dành riêng cho doanh nghiệp của mình. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết tìm hiểu về các tính năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp nhé.

Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự đều có sự khác nhau trong mỗi doanh nghiệp, điều này đã được quyết định bởi yêu cầu riêng trong sử dụng lao động của từng đơn vị. Về cơ bản, mỗi hệ thống sẽ gồm chức năng lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập báo cáo định kỳ, thiết lập nên các chiến lược nhân sự… 

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức bùng nổ, mỗi doanh nghiệp buộc phải cải tiến, nâng cao năng lực và tính cạnh tranh, trong đó yếu tố con người mang tới sự quyết định lớn. Khi tính cạnh tranh trong kinh doanh ngày một gay gắt, đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân sự đủ mạnh nhằm giải quyết các bài toán phức tạp, nhằm tạo nên sự bền vững của tổ chức. Để có thể tối ưu hóa khả năng này, nhà quản lý cần phải xây dựng hệ thống thông tin nhân sự mang tính chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp

Công nghệ thông tin hiện đã trở thành xu hướng tất  yếu trong sự phát triển đời sống xã hội. Sự bùng nổ của nền công nghệ thông tin dẫn tới sự phát triển ngày thêm cao, việc trao đổi thông tin liên lạc, ứng dụng thông tin do vậy  thiết kế hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp, quản lý con người là chức năng nổi trội. 

Quản trị nhân sự dưới sức ép phát triển con người thì ngày thêm phát triển mạnh mẽ đã gặp không ít rắc rối trong các khâu sắp xếp, tổ chức, bố trị nguồn nhân sự… Một trong các nguyên nhân căn bản gây nên khó khăn này là bởi đầu mối liên kết, sự tác động tương tác của hệ thống cùng nhân tố bên ngoài chưa đạt được những hiệu quả cao. Điều này được khắc phục từ những tình trạng đó, hệ thống thông tin nhân sự hiện đã bắt tay vào nghiên cứu và định hướng quy trình hoạt động của mình thông qua hệ thống thông tin thiết kế, sắp xếp và luân chuyển nội bộ, lưu trữ trong kho dữ liệu. 

Tính năng hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự

Cùng với hệ thống quản lý nhân sự giúp cho doanh nghiệp nắm rõ thông tin nhân sự trong các tổ chức. Từ đó, những tác động lớn với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả mỗi cá nhân, cũng như gia tăng sự gắn kết với tổ chức. Một số chức năng điển hình của hệ thống thông tin quản lý gồm:

• Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: mã nhân viên, sổ bảo hiểm, địa chỉ, số điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề;
• Quản lý quá trình công tác của nhân sự: thực hiện việc cập nhật thông tin về những thay đổi, biến động của các cán bộ nhân viên trong suốt quá trình làm việc. 
• Quản lý việc lưu giữ hồ sơ của lao động: Lưu trữ tài liệu, hồ sơ, bằng cấp, các chứng chỉ chuyên môn mà người lao động đã giao. 
• Theo dõi quá trình khen thưởng và kỷ luật khi sai phạm của người lao động;
• Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, năng lực nhân viên sẽ được đưa ra hội đồng đánh giá, xếp loại và bổ nhiệm hợp lý;
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự;
• Lập ra kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo yêu cầu tổ chức;

Vai trò hệ thống thông tin trong việc quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp

Bên trong hệ thống thông tin của việc quản lý nhân sự đóng vai trò lưu trữ dữ liệu, qua đó sự quản lý nhân viên sẽ trở nên hiệu quả nhất. Hệ thống luôn biết cách mang tới cho tổ chức nhiều thuận lợi:

• Đảm bảo cho sự phát triển của mỗi doanh nghiệp;
• Quản trị chặt chẽ cho nguồn lực tổ chức
• Tối đa về hiệu quả lao động;
• Tạo ra điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng;
• Từ đó nâng cao yếu tố con người cho sự gắn kết giữa cá nhân với doanh nghiệp. 

Nên sử dụng phần mềm giúp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự không?

Chuyển đổi số nay đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp trong bối cảnh cách mạng công nghệ lần thứ 4 bùng nổ trên phạm vi toàn cầu. Cùng với vấn đề đó, nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong sự bền vững kinh doanh của một tổ chức. 

Khi triển khai phần mềm HRM nhằm xây dựng hệ thống quản trị nguồn lực đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu. Bởi vậy, việc chuyển đổi trên nền tảng công nghệ trong quản trị sẽ mang tới cho doanh nghiệp hiệu quả nhất, thu hút nguồn lực chất lượng. Một số lý do mà doanh nghiệp lựa chọn HRM nhằm xây dựng mô hình quản lý thông tin nhân sự gồm: 

• Ứng dụng phần mềm sẽ quản lý nhân sự và đem tới hiệu quả to lớn cũng như xây dựng hệ thống quản trị nguồn lực chuyên nghiệp hơn;
• Quản trị nhân sự ngày thêm khắt khe hơn bởi sự mở rộng về thị trường nhân lực, điều này sẽ khiến cho HR gặp nhiều trở ngại trong vấn đề công việc
• Phần mềm nhân sự giúp cho quá trình nâng cao tính năng bảo mật và an toàn về nguồn dữ liệu;
• Phần mềm HRM cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng đảm bảo doanh nghiệp một quy trình công tác hoạch định nguồn lực toàn diện, chuyên nghiệp và mang tới hiệu quả cao. 

Để có thể xây dựng một hệ thống quản lý thông tin nhân sự hiệu quả chuyên nghiệp giúp cho doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình quản lý nhân viên, bên cạnh đó còn khai thác tối đa tiềm năng về mặt con người của chính doanh nghiệp đó. SmartOSC DX mong rằng bài viết này đã giúp cho bạn và doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về phần mềm hiện nay trong việc quản lý dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Với hệ thống bảo mật tuyệt đối giúp doanh nghiệp an toàn trong việc lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên, khách hàng… Chúc doanh nghiệp thành công!