Quản Lý Nhân Sự - HRM

5 Chức Năng Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM

Phần mềm quản lý nhân sự đang dần trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp Việt, một phần là do kỷ nguyên số đang phát triển nhanh chóng, một phần là do đại dịch Covid 19 khiến các doanh nghiệp phải tìm cách để thích nghi và phát triển. Vậy bạn có biết 5 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết dưới đây

Phần mềm HRM là gì?

HRM là viết tắt của Human Resource Management có nghĩa là quản trị nguồn nhân lực ở HRM bao gồm các quyết định, hoạt động quản lý có tác động đến nhân viên và toàn bộ doanh nghiệp. Các công việc trong quản trị nguồn nhân lực bao gồm: tuyển dụng, đánh giá hiệu quả làm việc, tính lương, phân tích công việc… với một mục tiêu là sử dụng người lao động hiệu quả, nâng cao chất lượng công việc. Ngày nay, quản trị nhân sự đang đóng một vai trò vô cùng quan trọng, bởi nhân tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp là con người, vì vậy nhà quản lý cần đầu tư, tổ chức bộ máy nhân sự sao cho hợp lý để nhân viên có thể phát huy năng lực, công hiến cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị nhân sự là phần mềm công nghệ có thể thực hiện các công việc trong hoạt động quản lý nhân sự nhằm giúp lãnh đạo tối ưu hóa quy trình quản lý, mang lại hiệu quả cao. Hiện tại, có rất nhiều dạng phần mềm nhân sự nhưng chủ yếu sẽ là phần mềm nhân sự đóng gói, phần mềm nhân sự mở, phần mềm nhân sự được thiết kế riêng cho doanh nghiệp… 

Vai trò của HRM

Nếu CRM được dùng để quản lý quan hệ khách hàng thì HRM được dùng để quản lý nhân sự, nó giúp doanh nghiệp tạo sự liên kết giữa chiến lược nhân sự với chiến lược chung của doanh nghiệp, tạo ra lợi thế cạnh tranh và phát triển. Đây cũng là thách thức của nhà lãnh đạo cần đối mặt để tìm ra giải pháp giúp nhân viên có môi trường làm việc thuận lợi, giúp họ phát huy tối đa năng lực của mình.

Khi ứng dụng phần mềm HRM, doanh nghiệp có thể nhận lại rất nhiều lợi ích như như hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động, thu hút ứng viên, giữ chân nhân tài và khai thác tối đa năng lực của họ. Cụ thể như hỗ trợ hoạt động tuyển dụng, giúp nhà lãnh đạo đánh giá chính xác năng lực từng nhân viên, để có thể quản lý, sắp xếp công việc phù hợp hay thiết lập chế độ thưởng phạt đúng tùy vào năng lực cống hiến của từng người.

5 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM

Quản lý tuyển dụng

Thay vì thực hiện tuyển dụng theo cách thủ công kém hiệu quả như trước đây thì doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm HRM để tối ưu quy trình này. Phần mềm HRM sẽ tạo ra một quy trình tuyển dụng tự động, thông minh và linh hoạt. 

Ví dụ: chức năng quản lý tuyển dụng của phần mềm Zoho People, chúng sẽ tự động thiết lập bảng theo từng đợt tuyển dụng của doanh nghiệp, quản lý – sàng lọc hồ sơ ứng viên, liên kết với các trang tuyển dụng để tự động đăng tải tin giúp doanh nghiệp tiếp cần nhiều nguồn ứng viên hơn. Khi đã chọn được những nhân viên theo yêu cầu thì Zoho People tự động gửi email mời tham gia phỏng vấn, email thông báo kết quả, email cảm ơn… Chuyển thông tin ứng viên đã được chọn vào danh sách nhân viên chính thức của doanh nghiệp.

Có thể nói chức năng quản lý tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí để thực hiện chiến lược tuyển dụng như trước khi, mở rộng sự kết nối của doanh nghiệp với nhiều ứng viên ở khắp mọi nơi, nâng cao chất lượng tuyển dụng, tạo ra mô hinh tuyển dụng chuyên nghiệp, linh hoạt. 

Đăng ký sử dụng giải pháp quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam tại đây

Quản lý đào tạo

Một trong những chức năng chính của phần mềm HRM không thể không nhắc đến tính năng quản lý đào tạo. HRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một nền tảng vững chắc để phát triển. Trước khi thực hiện các khóa đào tạo nhân viên, phần mềm có thể dự toán ngân sách cần đầu tư để quản lý nắm bắt, cân nhắc chi tiêu. Các danh mục khóa học, danh sách đăng ký đào tạo cũng được hệ thống quản lý chi tiết. Bên cạnh đó, sau mỗi khóa đào tạo HRM sẽ tự động gửi kết quả và đánh giá của lãnh đạo đến từng học viên, sàng lọc danh sách nhân viên được đánh giá từ cao đến thấp để sắp xếp công việc hợp lý.

Quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin, dữ liệu về nhân viên như: họ tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kỹ năng làm việc… và theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên ngày từ khi bắt đầu làm tại doanh nghiệp. Những thông tin này sẽ được lưu trên trên một file của hệ thống, sắp xếp khoa học giúp nhân viên có thể tìm kiếm dễ dàng. Đồng thời, từng nhân viên sẽ được phép truy cập vào trang cá nhân của mình trên hệ thống để theo dõi thông tin cũng như sắp xếp lịch làm việc, theo dõi nhiệm vụ được phân công… 

Quản lý chấm công

Tùy vào từng phần mềm mà tính năng chấm công sẽ có sự khác biệt, có thể tính năng này sẽ được liên kết với máy chấm công để nhận dữ liệu hàng ngày, nhưng cũng có giải pháp HRM sở hữu tính năng chấm công được tính hợp ngay trong hệ thống. Zoho People là một điểm hình. Tình năng chấm công online của Zoho People cho phép nhân viên chấm công ở bất kể đâu bằng nhận diện khuôn mặt, đây là chức năng cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp khi dịch Covid vẫn diễn biến phức tạp như hiện nay. Ngoài ra, với tính năng chấm công này nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép online và chuyển trực tiếp chúng đến lãnh đạo mà không phải chờ đợi. 

Các dữ liệu chấm công sẽ tự động lưu trữ trên bảng biểu cho từng bộ phận, từng phòng ban, hàng tháng phần mềm sẽ tổng hợp lại bảng chấm công và gửi đến từng nhân viên để quá trình chấm công được rõ ràng, minh bạch.

Quản lý tiền lương

Những dữ liệu thu thập được từ chức năng chấm công sẽ phục vụ cho hoạt động tính lương. Chúng có thể tự động tính các khoản đi về sớm, nghỉ không phép, đi muộn… theo quy định doanh nghiệp. Tự động tính thuế thu nhập cá nhân của nhân viên và các khoản miễn thuế hay trích đóng bảo hiểm bắt buộc. Sau khi hoàn thiện quá trình tính lương phần mềm sẽ tự động gửi bảng lương đến từng người nhằm đảm bảo quyền riêng tư.

5 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự nêu trên chỉ là một vài tính năng tiêu biểu của chúng. Còn trong một phần mềm HRM sẽ có vô vàn tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả và những hoạt động liên quan. Nếu muốn tư vấn chi tiết về phần mềm hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX để được giải đáp.