Uncategorized

Quản Trị Doanh Nghiệp 4.0: Khái Niệm, Chức Năng, Nguyên Tắc

Quản trị doanh nghiệp có vai trò to lớn cho sự hình thành và phát triển của công ty. Quản trị doanh nghiệp đã khó, quản trị doanh nghiệp trong thời kỳ số hóa hiện nay còn khó hơn. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu cẩm nang quản trị 4.0 bao gồm khái niệm, chức năng, nguyên tắc trong bài viết dưới đây.

Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là cơ chế, quy định mà thông qua đó doanh nghiệp được điều hành. Trong quản trị doanh nghiệp có phân bổ rõ quyền hạn, chức vụ của từng người, từng bộ phận: cổ động, hội đồng quản trị, ban điều hành,… 

Quản trị doanh nghiệp có nhiệm vụ thiết lập các quy tắc, quy trình, thủ tục ra quyết định, văn hóa làm việc của tổ chức nhằm tránh tình trạng lạm quyền, lợi dụng chức vụ và đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan. Quản trị doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp làm việc có mục đích, phát triển đúng hướng, sử dụng tốt nhất những tiềm năng và cơ hội để tiến hành sản xuất – kinh doanh, kiểm soát các hoạt động trong nội bộ… 

Chức năng của quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp gồm có 5 chức năng cơ bản dưới đây:

Hoạch định

Hoạch định là định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp. Hoạch định có thể coi là phần khó nhất trong số các chức năng của quản trị doanh nghiệp đòi hỏi lãnh đạo phải kết hợp với nhân viên xây dựng bản kế hoạch chi tiết và hợp lý cho các hoạt động của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai.

Đồng thời khi khi thiết lập bản kế hoạch cần phải tận dụng nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp để linh hoạt về không nhưng sự cũng như đảm bảo các quy trình giai đoạn triển khai diễn ra được thuận lợi dễ dàng.

Tổ chức

Cũng giống như một cỗ máy để doanh nghiệp có thể vận hành và phát triển thì doanh nghiệp đó cần có một mô hình tổ chức tốt. Nghĩa là doanh nghiệp phải có đầy đủ các nguồn lực (tài lực, nhân lực và vật lực) để có thể đảm bảo doanh nghiệp thuận lợi khi phát triển kinh doanh. Bên cạnh đó một cơ cấu tổ chức tốt cần phải có sự kết hợp  với việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ đúng với tầm nhìn và sứ mệnh mà công ty đã đặt ra.

Nếu hoạch định chiến lược là bộ não của doanh nghiệp thì tổ chức chính là các chi. Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần phải có những nhà lãnh đạo có tư duy có tầm nhìn để tổ chức một bộ máy doanh nghiệp phù hợp với tình hình thực tế thế tại mỗi giai đoạn phát triển.

Chỉ đạo

Chỉ đạo là những nhiệm vụ chỉ thị, hướng dẫn mà cấp trên đưa xuống cho các nhân viên của mình thực hiện .Có những chỉ thị rõ ràng, nhân viên sẽ định hướng được mình cần làm gì và kết quả sẽ được tối ưu. Những nhà quản trị doanh nghiệp nên có các hướng dẫn chỉ đạo hợp lý, rõ ràng liên quan trực tiếp đến những công việc mà nhân viên cần thực hiện nhằm đảm bảo được thực hiện đúng hướng tránh lãng phí thời gian công sức cũng như tiền bạc của doanh nghiệp.

Một nhà quản lý giỏi, đa nhiệm phải là người cởi mở, có khả năng truyền đạt rõ ràng dễ hiểu, luôn sát sao trong từng nhiệm vụ, công việc của nhân viên. Đồng thời phải biết tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích họ sáng tạo, đưa ra những góp ý ý tưởng riêng của mình về các dự án của doanh nghiệp chứ không đơn thuần chỉ nhận nhiệm vụ và hoàn thành nó.

Điều phối

Điều phối là hoạt động giúp các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện công việc theo một dòng chảy để có thể kết hợp với nhau ăn ý hơn tạo ra sự hiệu quả cao. Bên cạnh đó, điều phối sẽ được quyết định bởi thái độ và cách ứng xử của nhân viên, công việc phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban.

Để thực hiện chức năng điều phối khi nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có thái độ cởi mở mở cũng như khả năng kết nối mọi người ở các phòng ban lại với nhau và thông qua ra sự phối hợp các hoạt động của nhân sự doanh nghiệp mới có thể đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

Kiểm soát

Chức năng kiểm soát sẽ giúp cho nhà quản trị chị nắm được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, điều chỉnh hướng đi để doanh nghiệp phát triển đúng hướng với những hoạch định đã đề ra từ ban đầu. Để làm được những điều này nhà quản trị cần phải thường xuyên quan sát tình hình hoạt động của công ty.

Chức năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp sẽ có 4 bước sau:

• Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động ảnh và thiết lập kpi dựa theo mục tiêu công việc
• Xây dựng các báo cáo về hoạt động thực tế
• So sánh kết quả báo cáo ban đầu với báo cáo thực tế những gì đã làm được.
• Khắc phục yếu điểm và phát huy lợi thế của mình mình từ những gì đã rút được ra của bản báo cáo thực tế.

Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp

Giữ gìn đạo đức kinh doanh, tuân thủ luật pháp và các thông lệ kinh doanh

Tuân thủ luật pháp là nguyên tắc đầu tiên và cũng là nguyên tắc quan trọng nhất mà nhà quản trị doanh nghiệp cần phải nắm rõ. Hiểu những gì được làm, không được làm đối với một doanh nghiệp nếu không sẽ bị pháp luật xử lý bằng những biện pháp hành chính và kinh tế. Bên cạnh đó phải đặt đạo đức kinh doanh lên hàng đầu, tránh bị những lợi nhuận nhất thời mà thực hiện những hành vi trái pháp luật, trái với lương tâm và đạo đức của một con người.

Lấy khách hàng làm trung tâm

Ngày nay, với cơ chế mở cửa thị trường của nước ta thì nhân tố giúp các doanh nghiệp phát triển không gì khác ngoài khách hàng. Vì vậy, đòi hỏi những nhà quản trị doanh nghiệp cần xây dựng cho mình chiến lược thu hút, giữ chân khách hàng đề tồn tại và phát triển.

Lấy khách hàng làm trung tâm là nguyên tắc để doanh nghiệp xây dựng chiến lược Marketing theo mô hình 4P: sản phẩm (product), giá cả (price), phân phối (place) và tiếp thị (promotion) kết hợp với nội dung quản lý doanh nghiệp: công nghệ, văn hóa doanh nghiệp, con người, thị trường.

Cần phải nắm rõ vòng đời của mỗi sản phẩm đối với từng phân khúc khách hàng để đổi mới, tạo ra những sản phẩm mang tính đột phá và thực hiện chiến lược tiếp thị độc đáo thu hút người tiêu dùng mới có thể đứng vững trên thị trường luôn biến động này.

Quyết đoán trong mọi tình huống

Sống trong thời đại 4.0 hiện nay, có được thông tin nhanh chóng và chính xác là nhân tố giúp doanh nghiệp bứt phá so với đối thủ. Nếu ngay cả thông tin về chính tổ chức của mình mà cũng không biết tận dụng thì đó là thông tin chết và doanh nghiệp không thể phát triển. Vì vậy, luôn cập nhật tin tức, thu thập và khai thác thông tin sẽ là chìa khóa quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Bên cạnh đó, các chủ sở hữu doanh nghiệp nên có tính quyết đoán khi đối mặt về một vấn đề nào đó. Thay vì tìm kiếm thông tin liên quan đến cơ hội phát triển thì hãy thiết lập kế hoạch để nắm lấy cơ hội đó.

Chuyên môn hoá

Chuyên môn hóa là nguyên tắc đòi hỏi những nhà quản trị doanh nghiệp phải có kỹ năng, trình độ chuyên môn cao, tay nghề cao… mới có thể đảm nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh – sản xuất trong doanh nghiệp. 

Kết hợp hài hoà các loại lợi ích

Doanh nghiệp sẽ không thể phát triển nếu có những xung đột về lợi ích giữa các cá nhân, vì vậy hãy đảm bảo hài hòa chúng.

• Lợi ích của người lao động trong doanh nghiệp: Trả tiền lương đúng với công sức họ bỏ ra, có những chế độ đãi ngộ/lương thưởng phù hợp… mới có thể khiến họ có động lực cống hiến chất xám cho doanh nghiệp
• Lợi ích của khách hàng: phải ưu tiên, tôn trọng họ vì họ là mục đích doanh nghiệp hướng tới
• Lợi ích của nhà nước và xã hội: đảm bảo đóng thuế đầy đủ và tuân thủ luật pháp, có trách nhiệm/nghĩa vụ với môi trường; cộng đồng.
• Lợi ích của các bên cung ứng hàng hóa dịch vụ: Cần được thực hiện thỏa đáng nếu không doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi khi họ hủy hợp tác.

Đề phòng các mối đe dọa, thách thức

Mối đe dọa, thách thức là những thứ luôn tiềm ẩn trong mỗi doanh nghiệp. Muốn nhận biết, giải quyết các vấn đề này nhà quản trị cần phải trang bị cho mình đầy đủ kiến thức về xử lý khủng hoảng để chủ động nắm bắt các nguy cơ và giải quyết chúng sao cho hợp lý tránh gây nhiều tổn thất về ngân sách hay thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp.

Dám đương đầu thử thách

Không có một chiến lược, mô hình kinh doanh nào hoàn hảo, để đạt được thành công lãnh đạo phải biết cách đối mặt với thách thức, biến nguy thành cơ. Có một bộ phận riêng đề giải quyết khủng hoảng sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết mức độ khủng hoảng đang gặp phải, xử lý nó như thế nào và chuẩn bị mọi phương án đối phó với nó. Điều này, đảm bảo doanh nghiệp sẽ được an toàn trước các tình huống bất ngờ.

Biết tận dụng thời cơ, môi trường kinh doanh để phát triển

Tận dụng thời cơ và môi trường kinh doanh sẽ tạo ra sự bứt phá cho doanh nghiệp. Trên thị trường hiện tại, có không ít doanh nghiệp biết cách nắm bắt cơ hội, duy trì tăng trưởng đều trong thời kỳ dịch bệnh khó khăn này.

Luôn cập nhật, ứng dụng các xu hướng công nghệ số mới để hoàn thiện và nâng cấp mô hình quản trị. Khai thác các nguồn dữ liệu có sẵn làm bước đệm vững chắc để doanh nghiệp chuyển đổi. Điều đó, giúp doanh nghiệp không bị “sốc” trước những biến động của thị trường và không phải gánh chịu rủi ro.

Quản trị doanh nghiệp 4.0

Trong thời kỳ công nghệ 4.0, hệ thống quản trị tại nhiều doanh nghiệp cần có sự thay đổi để bắt kịp xu hướng của thời đại. Bạn không thể áp dụng công thức quản trị của 10 năm trước cho thời đại này. Quy trình quản lý cần được hệ thống hóa, ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nhà quản lý luôn nắm mọi thông tin và sử dụng nguồn lực hiệu quả. 

Tại sao lại gọi là hệ sinh thái? là vì trong Zoho có rất nhiều phần mềm quản lý cho doanh nghiệp để bạn có thể quản lý mọi thứ. Zoho được biết đến là nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với những giải pháp như: Zoho CRM, Zoho People, Zoho Recruit… hiện đang hợp tác với một nền tảng công nghệ nổi tiếng là UiPath và nhà cung cấp SmartOSC DX tại Việt Nam nhờ đó mà nhiều doanh nghiệp Việt đã có cơ hội sử dụng bộ giải pháp này giúp doanh nghiệp họ được hoàn thiện phát triển mạnh mẽ. Khi ứng dụng các phần mềm kia cùng lúc, tất cả mọi thế thống trong doanh nghiệp sẽ được tự động hóa điều nhà quản lý cần làm chỉ là những thao tác click chuột cho chúng chạy tự động.

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng – Zoho CRM

Giải pháp này giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn trong hoạt động tương tác, tìm kiếm khách hàng hay thực hiện các chiến dịch tiếp thị. Zoho CRM có những tính năng chính như:

• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý hiệu suất
• Tự động hóa Marketing
• Tùy biến
• Quản lý từ xa
• Hỗ trợ bán hàng 
• Quản lý tiến trình

Phần mềm quản lý nhân sự – Zoho People

Phần mềm Zoho People giúp bạn quản lý tuyển dụng, tiếp nhận & đào tạo nhân viên mới, chấm công, tự động hóa quy trình trên một nền tảng thống nhất. Với các tính năng:

• Quản lý thông tin nhân sự
• Tính lương – chấm công 
• Tuyển dụng – đào tạo
• Tự động hóa quy trình
• Quản lý nhân viên từ xa

Ngoài ra, điểm nổi bất của phần mềm này là cho phép người dùng chấm công từ xa và nhà lãnh đạo có thể quản lý nhân viên bất chất khoảng cách về địa lý ngay trên thiết bị di động thông minh của mình.

Phần mềm tự động hóa quy trình tuyển dụng – Zoho Recruit

Zoho Recruit là một hệ thống đám mây cung cấp các giải pháp tuyển dụng đa dạng, từ đầu đến cuối cho các công ty tuyển dụng và bộ phận tuyển dụng-nhân sự. 3 điểm khiến nhiều doanh nghiệp bị thu hút bởi giải pháp này là khả năng thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng, săn ứng viên dễ dàng và tự động hóa quy trình tuyển dụng. Zoho Recruit có những tính năng nổi bật như:

• Quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng trên một nền tảng
• Tích Hợp Liền Mạch
• Xây dựng thương hiệu cho các trang về tuyển dụng của bạn
• Thiết lập hệ thống phân cấp báo cáo

Đây mới chỉ là những giải pháp thường thấy và là những giải pháp cần có để thực hiện quản trị doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp số này. Trong hệ sinh thái Zoho còn rất nhiều giải pháp hữu ích khác mà doanh nghiệp có thể truy cập vào website SmartOSC DX để tham khảo. Bên cạnh đó, lý do mà nhiều doanh nghiệp cảm thấy yêu thích và sử dụng nhiều giải pháp Zoho cùng lúc là vì những phần mềm này cho phép tích hợp với nhau dễ dàng không chỉ kết hợp các phần mềm nội bộ với nhau mà còn cả những ứng dụng bên ngoài cũng có thể tích hợp nhanh chóng.

Tất cả những phần mềm quản lý cho doanh nghiệp: Zoho CRM, Zoho People… mà SmartOSC DX cung cấp đều có những chính sách giá hấp dẫn và ưu đãi dành cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn không cần lập tức bỏ tiền ra mua mà có thể trải nghiệm dùng thử 15 ngày miễn phí trước khi ra quyết định cuối cùng.

Hy vọng bài viết về quản trị doanh nghiệp 4.0 trên đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc, giúp mọi người hiểu rõ về từng nguyên tắc, chức năng… của hoạt động quản trị thời công nghệ số này. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với SmartOSC DX qua số:  (+84) 24 710 8 1222 chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn ngay lập tức.