Quản lý khách hàng - CRM

Các Tiêu Chí Đánh Giá Một Giải Pháp CRM Tốt

Cũng như các phần mềm khác, việc đưa ra lựa chọn một giải pháp CRM cần đảm bảo những tiêu chí nhằm đưa ra các đánh giá. Vậy bộ tiêu chí tiêu chuẩn nào để có thể đánh giá được một giải pháp CRM tốt và phù hợp? Cùng SmartOSC DX theo dõi bài viết ngay hôm nay!

Phần mềm CRM có đầy đủ những chức năng

Tiêu chí đầu tiên để có thể đánh giá một phần mềm CRM tốt chính là tiêu chí về chức năng. Phần mềm CRM của bạn cần có đầy đủ các chức năng nhằm hoàn thành quá trình “tìm – chốt – giữ” khách hàng hay chưa? Nếu chưa thì bạn nên xem xét và chọn lại giải pháp CRM tốt hơn. 

Mặt khác, mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều có tính đặc thù riêng. Do vậy, giải pháp CRM tốt là phải thiết kế sao cho chức năng, quy trình nghiệp vụ cũng phù hợp hơn đối với các ngành nghề đó. Qua đây, người dùng mới có thể cảm nhận phù hợp nhất, có thể áp dụng các hình thức hoạt động, quy trình thực tế của mình lên chính phần mềm, góp phần nâng cao hiệu suất khi sử dụng CRM. 

Thiết kế trực quan, dễ sử dụng

Tiêu chí để đánh giá này được đảm bảo rằng việc sử dụng phần mềm không đòi hỏi những huấn luyện quá phức tạp và đầy chuyên sâu mà chỉ cần người sử dụng có trình độ, kiến thức về công nghệ thông ở mức phổ thông. Phần mềm có thể đáp ứng yêu cầu thật dễ dàng khi cài đặt, nâng cấp và nếu có chuyển đổi thì sẽ ít tổn thất hơn cả về dữ liệu lẫn thời gian để thực hiện. 

Tiêu chí này thực sự rất quan trọng, bởi nó là người hỗ trợ sử dụng tuyệt vời nhất cho người dung, nếu giải pháp CRM thiết kế dạng phức tạp, khó sử dụng sẽ làm tiêu tốn nhiều thời gian cho quá trình training đào tạo và làm nản người dùng.

Khả năng tích hợp với hệ thống khác

Khi lựa chọn giải pháp CRM, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới khả năng tích hợp với phần mềm khác. Khả này này luôn cho phép CRM và các phần mềm khác cùng chạy trong hệ thống doanh nghiệp nhằm kết nối với nhau để sử dụng chung một dữ liệu. Qua đó, đảm bảo luồng quy định hoạt động khép kín từ tiếp thị cho tới bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán công nợ và vận hành. 

Ngoài hai nền tảng thông dụng là tổng đài website, phần mềm CRM cũng có khả năng giúp tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm ERP hay những phần mềm công ty sẽ sử dụng trong tương lai. Điều này giúp cho doanh nghiệp có khả năng đồng bộ dữ liệu một cách tự động dễ dàng hơn khi quản lý đồng thời tiết kiệm về mặt chi phí lẫn thời gian. 

Khả năng sử dụng mọi lúc mọi nơi

Hãy quên đi những phần mềm được cài đặt cứng trên máy tính của công ty, không thể sử dụng khi bạn không có mặt ở văn phòng. Ngày nay, cùng với việc phát triển phần mềm trên nền tảng cloud cho phép người dùng có thể truy cập từ bất cứ đâu khi có internet. Phần mềm CRM cũng không nằm ngoại lệ, hầu hết các công ty CRM lớn trên thế giới đều có khả năng cung cấp dưới dạng cloud nhằm tận dụng tối đa tính linh hoạt này. 

Hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị

Tiếp nối khả năng sử dụng mọi lúc mọi nơi, Giải pháp CRM trên nhiều nền tảng chính là một tính năng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu khi triển khai CRM.

Có vị giám đốc nào mà không mong muốn chỉ cần ngồi ở nhà vẫn có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên của mình đang làm những công việc gì… Giải pháp không phải là lắp đặt một chiếc camera trong công ty đâu nhé! Mà hãy lựa chọn phần mềm CRM có hỗ trợ đa nền tảng giúp bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu và bằng bất cứ thiết bị nào dù là máy tính, máy tính bảng hay điện thoại.

Khả năng kết nối đa kênh

Cũng vài năm trở lại đây, nhu cầu kết nối CRM với tổng đài IP, SMS Brandname, Email Marketing, Facebook, Zalo… trở nên cấp thiết. Bởi vì đó là những kênh mà doanh nghiệp có thể khai thác để tìm kiếm khách hàng, tương tác bán hàng và chăm sóc nuôi dưỡng khách hàng. Cùng với đó, khả năng kết nối đa kênh và đồng bộ tất cả dữ liệu về một nơi, CRM đang thể hiện rất rõ vai trò và sức mạnh của mình trong vấn đề đồng bộ và xử lý dữ liệu. 

Vì vậy, CRM cần phải được kết nối đầy đủ các kênh nhằm trở thành một giải pháp CRM hiệu quả: hỗ trợ nhận diện khách hàng gọi tới là ai, tự động tin nhắn chúc mừng sinh nhật khách hàng, chat trực tiếp nhiều kênh với khách hàng trên CRM qua kênh Facebook, Zalo, gửi chiến dịch email marketing tự động theo kịch bản. 

Khả năng mở rộng linh hoạt

Trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp, sẽ đến một lúc nào đó những quy trình nghiệp vụ trở nên phức tạp và rắc rối và đòi hỏi hệ thống CRM cũng phải thay đổi theo. Vì vậy, hãy lựa chọn giải pháp CRM có khả năng tùy chỉnh và nâng cấp dễ dàng từ những thao tác như kéo thả, thêm bớt trường thông tin lưu trữ, các giá trị dropdown, những module đơn giản đến các tính năng có logic phức tạp.

Từ đó, doanh nghiệp có nhiều phương án để lựa chọn hơn, không phải mất nhiều chi phí để tìm một giải pháp CRM khác cho phù hợp với thay đổi.

Khả năng phần quyền và bảo mật

Một trong những tiêu chí mà mọi doanh nghiệp đều có thể quan tâm chính là đánh giá giải pháp CRM tốt, khả năng phân quyền và bảo mật. Giải pháp CRM phải được cơ chế phân quyền linh hoạt, chặt chẽ theo từng phòng ban, chức vụ, nhân viên. Điều này cũng giúp mỗi người chỉ truy cập vào đúng với quyền hạn của mình, dễ dàng quản lý, tránh việc đánh mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc. Bảo mật dữ liệu một cách tối đa, mã hóa dữ liệu quan trọng trên chính phần mềm. 

Khả năng lập lịch, tự động hóa

Mọi doanh nghiệp người dùng đều mong muốn quy trình của họ có thể tự động khi áp dụng một giải pháp CRM. Do đó, giải pháp CRM tốt phải có cơ chế lập lịch tự động: báo cáo chạy tự động định kỳ, hóa đơn định kỳ, email tự động, remind nhắc nhở lịch làm việc tự động… Ngoài lập lịch, thì cơ chế workflow tự động hóa cũng là một tiêu chí cần thiết.

Người dùng có thể tự tạo các workflow tự động đáp ứng theo quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp như: tự động thông báo cho Sales khi có khách hàng mới đăng ký, tự động cập nhật khách hàng chính thức khi có đơn hàng chốt thành công… Tất cả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, kết nối phòng ban, nhân viên trong công ty.

Tại sao doanh nghiệp bạn cần có Zoho CRM

Thật khó để đưa ra quyết định quan trọng khi dữ liệu khách hàng dàn trải trên các bảng excel, danh thiếp và ghi chú trong các cuộc họp với khách hàng. Việc phân loại sắp xếp dữ liệu và trình bày cho dễ hiểu tiêu tốn quá nhiều thời gian và công sức.

Khi đại diện bán hàng nghỉ việc tại công ty, họ sẽ mang theo những mối quan hệ họ đã xây dựng với khách hàng trước. Công ty của bạn cần đầu tư thời gian và tiền bạc để đào tạo người thay thế và giúp họ hiểu rõ sở thích của khách hàng.

Giữa đội ngũ tiếp thị nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và đội ngũ kinh doanh chốt giao dịch đòi hỏi phải có sự phối hợp. Thông thường việc thiếu luồng thông tin như vậy sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu suất của cả hai đội ngũ, vì họ đều không biết bên kia đang làm gì.

Tính năng độc đáo mà doanh nghiệp chắc hẳn sẽ cần

• Các chức năng cập nhật, sao lưu, thống kê bán hàng thường rất mất thời gian của nhân viên.
• Quy trình công việc bán hàng được Zoho CRM tối ưu hóa, cắt giảm công tác cập nhật thủ công, loại bỏ những công việc không đáng có tăng tốc toàn bộ quá trình bán hàng. 
• Để nhân viên chủ yếu tập trung vào trải nghiệm khách hàng.

Tối ưu khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực

Khi bạn đã có tập khách hàng tiềm năng. Dựa vào hành vi sở thích của họ. Zoho CRM sẽ chấm điểm đưa ra những thông tin khách hàng có khả năng chuyển đổi cao nhất. Lọc ra file chi tiết để bạn có kế hoạch chăm sóc phù hợp.

Tăng tỷ lệ chốt đơn giao dịch thành công

Chốt nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn hơn. Theo dõi xem giao dịch của bạn hiện đang ở giai đoạn nào và nắm bắt mọi cơ hội vào thời điểm tốt nhất.

Tự động hóa workflow

Mỗi khi đội ngũ của bạn theo dõi một khách hàng tiềm năng hoặc cập nhật vào một trường, đòi hỏi phải thực hiện công việc thủ công. Tìm hiểu cách thức thực hiện các nhiệm vụ này nhanh hơn bằng workflow.

Thông tin chuyên sâu trong workflow sẽ phân tích và chia nhỏ từng quy tắc cho bạn. Giúp bạn biết được số lượng hồ sơ trải qua một quy tắc cụ thể đến có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đã mở email của bạn.

Quản lý quy trình với Zoho CRM

Thiết lập quy tắc trong CRM dựa trên quy trình bán hàng thực tế của bạn. Phân công khách hàng tiềm năng cho đại diện bán hàng phù hợp, phê duyệt chiết khấu và xác thực dữ liệu kinh doanh dựa trên tiêu chí của bạn.

Trên đây là 9 tiêu chí cơ bản nhất giúp bạn đánh giá một giải pháp CRM tốt. Đừng quên SmartOSC DX cũng là nơi cung cấp phần mềm CRM có giá mềm nhất thị trường hiện nay. Bên cạnh đó, khách hàng sẽ được trải nghiệm miễn phí trước khi đưa ra quyết định lựa chọn. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng để được nghe giải đáp từ chuyên viên tư vấn nhé!