Quản lý khách hàng - CRM

Những Dấu Hiệu Nhận Biết Doanh Nghiệp Đang Cần CRM

Trong thời đại công nghiệp 4.0, CRM – Customer Relationship Management (Quản trị mối quan hệ khách hàng) – đang dần dần trở thành công cụ quản trị không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để nhận biết doanh nghiệp của bạn đang cần CRM hay chưa? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của SmartOSC DX để nhận biết doanh nghiệp mình có cần CRM không nhé.

Dữ liệu không tập trung ở một nơi

Đây chắc chắn là dấu hiệu phổ biến và dễ nhận ra nhất vì đa số doanh nghiệp sử dụng rất nhiều công cụ để lưu trữ dữ liệu như là Excel, Google Drive, Gmail, Notepad ….. Dữ liệu bị phân tán ra rất nhiều nơi. Việc này dẫn đến việc sẽ khá mất thời gian để làm báo cáo, hoặc tổng hợp dữ liệu. 

Trùng lặp dữ liệu, nhiều dữ liệu rác 

Data khách hàng không nhất quán, rải rác ở nhiều nơi sẽ kiến doanh nghiệp gặp kha khá khó khăn trong các hoạt động marketing, bán hàng, ra sản phẩm mới và chăm sóc sau bán hàng. Sẽ xảy ra tình huống thông tin của 1 khách hàng được lưu trữ trên nhiều hệ thống, nhiều nhân viên cùng chăm sóc, gửi email sẽ khá thường xuyên xảy ra. 

Như vậy, một phần mềm CRM có các tính năng như tìm trùng, gộp trùng dữ liệu giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những vấn đề trùng lặp. 

Dữ liệu kém bảo mật, khó phân quyền

Các dấu hiệu nhận biết:

• Người quản lý không thể phân vùng xem dữ liệu theo quyền hạn nhân viên: chẳng hạn, nhân viên thì thấy dữ liệu được giao cho nhân viên, còn quản lý thì thấy dữ liệu được giao cho tất cả nhân viên cấp dưới
• Quản lý không thể phân quyền thao tác chi tiết trên dữ liệu tương ứng theo quyền hạn nhân viên: Cụ thể là cấp nhân viên chỉ được thêm mới, cập nhật dữ liệu chứ không được xóa dữ liệu, không được xuất dữ liệu ra ngoài…

Doanh nghiệp không có góc nhìn tổng quát, toàn diện về khách hàng

Khi xem 1 hồ sơ khách hàng mà bạn không thể biết được toàn bộ thông tin về khách hàng đó như thông tin liên lạc, lịch sử chăm sóc, lịch sử giao dịch, thông tin công nợ… thì bạn không thể thấu hiểu và làm hài lòng khách hàng. Một giải pháp CRM có khả năng tích hợp với các hệ thống trong-ngoài của doanh nghiệp, khả năng lưu vết toàn bộ dữ liệu của các phòng ban, nhân viên khi cùng tương tác trên một hồ sơ khách hàng thì có thể giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về khách hàng của mình.

VD: 

• CRM sẽ tích hợp với website bán hàng để ghi nhận lịch sử đặt hàng từ website.
• CRM sẽ tích hợp với tổng đài IP để định danh và lưu trữ lịch sử cuộc gọi (log call) vào hồ sơ khách hàng
• CRM tích hợp với phần mềm kế toán để lấy được thông tin doanh thu (thực thu), công nợ của khách hàng … lưu trữ theo hồ sơ khách hàng trong CRM…

Dữ liệu thiếu tính kết nối giữa các phòng ban, bộ phận

Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban hay tính kết nối giữa các bộ phận phòng ban còn yếu cũng là dấu hiệu rõ ràng chứng tỏ doanh nghiệp của bạn đang rất cần 1 hệ thống như CRM.

Các “triệu chứng” gồm có:

• Phòng ban này chậm phản hồi kết quả cho phòng ban kia do không được bàn giao và thông báo bàn giao kịp thời
• Công việc chung bị trễ tiến độ, công việc chung phối hợp hiệu quả chưa cao
• Thiếu công cụ giám sát, nhắc nhở và thông báo chung…

Việc thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban trong một doanh nghiệp thì không có nghĩa là chỉ do doanh nghiệp đang thiếu 1 hệ thống CRM mà có thể còn do nhiều nguyên nhân khác như ý thức con người, quy trình nội bộ… Dù vậy, có thể khẳng định rằng nếu doanh nghiệp có được hệ thống CRM thì sẽ cải thiện đáng kể vấn đề này. CRM với các công cụ như quản lý dự án, quản lý lịch làm việc, quản lý tác vụ… sẽ giúp cải thiện quá trình phối hợp và hiệu quả phối hợp công việc nội bộ rất nhiều.

Khó kiểm soát các hoạt động bán hàng

Khi số lượng khách hàng ngày càng tăng, nhân sự ngày càng nhiều thì chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý sẽ thường xuyên rơi vào trạng thái mất kiểm soát trong hoạt động bán hàng. Các vấn đề sẽ nảy sinh như khó nắm bắt được hoạt động của nhân viên; không biết kênh tiếp thị nào hiệu quả, nguồn khách hàng nào chất lượng; không biết được khách hàng nào có tiềm năng cao; không đánh giá được nhân viên nào xuất sắc… thậm chí không nắm được chính xác doanh thu, công nợ hiện tại của công ty! CRM với các công cụ hỗ trợ tiếp thị, bán hàng đầy đủ, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể vấn đề trên.

Tỷ lệ khách quay lại không cao (Return sales)

khách hàng cũ quay lại ngày càng ít, các đơn hàng chủ yếu đến từ nguồn khách hàng mới hay phản hồi tiêu cực từ khách hàng ngày càng nhiều là những biểu hiện cho thấy doanh nghiệp đang thiếu 1 công cụ giữ chân khách hàng. CRM với vai trò GIỮ chân khách hàng (bên cạnh TÌM và CHỐT khách hàng) sẽ giúp khách hàng thỏa mãn và hài lòng hơn. Từ đó khiến họ quay lại nhiều hơn, giới thiệu khách hàng mới nhiều hơn.

Báo cáo thủ công, không thể điều hành, quản lý từ xa

Báo cáo phải làm thủ công và thường xuyên trễ hạn. Dữ liệu báo cáo hay có nhiều sai sót, hoặc mất rất nhiều thời gian làm báo cáo… là biểu hiện rõ ràng cho thấy doanh nghiệp bạn đang thiếu 1 hệ thống quản lý báo cáo đầy đủ, mạnh mẽ như CRM hay ERP.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và hằng ngày bạn vẫn đang phải chăm chỉ tới văn phòng để xử lý mọi việc thì rất có thể doanh nghiệp của bạn đang thiếu 1 một công cụ quản trị từ xa như CRM. 

Chỉ cần cài đặt phiên bản CRM dành cho điện thoại bạn đã có thể nắm bắt hầu hết mọi thứ trong tay mà không cần phải lên cty. Ngoài ra, khi có các sự vụ nghiêm trọng, CRM cũng cảnh báo qua tin nhắn, email hoặc từ ứng dụng giúp bạn luôn chủ động và xử lý kịp thời mọi việc.

Với những chia chia sẻ trên đây, chúng tôi mong giúp bạn sớm nhận ra doanh nghiệp có đang thật sự cần phần mềm CRM không. Trong quá trình tìm hiểu nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp hay tư vấn sử dụng phần mềm CRM, vui lòng nhấc máy và gọi theo số (+84) 24 710 8 1222 để được hỗ trợ nhanh nhất để không làm lãng phí thời gian của bạn