Uncategorized

RPA Là Gì? Khác Biệt Gì Với AI? Những Lưu Ý Gì Khi Áp Dụng?

Bạn đã từng nghe về khái niệm RPA hay chưa? Với việc tiết kiệm khoán chi phí và mang tới hiệu quả lâu dài, RPA đang tạo nên những bước tiến mới cho việc tự động hóa quy trình nghiệp vụ. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu rõ hơn về RPA là gì và sự khác biệt giữa nó và AI cùng những lưu ý khi triển khai ứng dụng này cho mỗi doanh nghiệp. 

RPA Là gì?

RPA là viết tắt của Robotic Process Automation (tạm dịch là Tự động hóa quy trình bằng robot). Tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) là công nghệ phần mềm giúp dễ dàng xây dựng, triển khai và quản lý rô bốt phần mềm mô phỏng các hành động của con người tương tác với các hệ thống và phần mềm kỹ thuật số. 

Cũng giống như con người, rô bốt phần mềm có thể làm những việc như đọc hiểu nội dung trên màn hình, mô phỏng quá trình đánh máy, điều hướng hệ thống, xác định và trích xuất dữ liệu cũng như thực hiện một loạt các hành động đã xác định. Nhưng robot phần mềm có thể làm điều đó nhanh hơn và ổn định hơn con người.

Sự khác biệt của RPA và AI

Có sự khác biệt giữa RPA và AI. Tự động hóa AI, hay trí tuệ nhân tạo, là khả năng của máy tính giống với khả năng trí tuệ và tinh thần của con người. Trí tuệ nhân tạo tạo ra khả năng cho máy tính tiếp nhận dữ liệu, có thể là dữ liệu có cấu trúc hoặc không có cấu trúc và hiểu nó bằng cách biết phải làm gì với nó. Điều này cho phép tự động hóa AI thực thi các tác vụ không chỉ dựa trên quy tắc (như những tác vụ mà RPA yêu cầu).

AI nắm bắt dữ liệu sau đó có thể kích hoạt các phản ứng và hành động dựa trên phán đoán. Một số ví dụ về AI đang hoạt động bao gồm công nghệ nhận dạng khuôn mặt, phân tích dữ liệu và nhận dạng giọng nói. AI đứng sau các công cụ mà bạn sử dụng hàng ngày, như Siri trên iPhone hoặc Alexa trên Amazon.

Bên cạnh đó, AI được sử dụng cho nhiều mục đích. Ngày nay, các trang web thường có trợ lý chatbot, đây là một cách sử dụng trí tuệ nhân tạo. Ngoài ra, các nhóm tài chính có thể tận dụng AI để thực hiện các phân tích nâng cao, chẳng hạn như có thể hoàn thành dự báo thuế với độ chính xác cao. AI có thể giúp tối ưu hóa sản phẩm, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch hậu cần,…

Những ưu điểm vượt trội khi sử dụng RPA

Tăng năng suất toàn diện

Có một nguyên tắc đơn giản đằng sau những lợi ích của tự động hóa RPA: hãy để con người làm việc có giá trị hơn và để rô bốt xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Khi nhân viên phải dành thời gian cho các công việc thủ công như, chẳng hạn như sao chép và dán thông tin giữa các hệ thống kinh doanh, họ sẽ có ít thời gian hơn để dành cho công việc sử dụng kỹ năng của họ. Các công việc thủ công tiêu tốn một lượng thời gian và năng lượng đáng kể, vì vậy nhân viên không thể hoàn thành nhiều việc trong một ngày.

RPA sẽ thay đổi nguyên tắc đó. Khi bạn định cấu hình chúng đúng cách cho quy trình làm việc, rô bốt phần mềm có thể tăng khả năng hoàn thành công việc của một nhóm từ 35% đến 50%. Đồng thời, chúng có thể hoạt động nhanh hơn, cắt giảm thời gian xử lý dữ liệu từ 30% đến 50%. Với những nhiệm vụ cấp thấp và công việc tại văn phòng được phân chia giữa con người và rô bốt, bạn có thể dễ dàng làm được nhiều việc hơn với cùng một khoảng thời gian.

Nâng cao hiệu quả để tạo ra sản phẩm

Năng suất hiệu quả là điều cần thiết hơn là giữ cho con người không dành quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại. Sự kết hợp của lực lượng lao động con người và các công cụ RPA dẫn đến giảm chi phí. Xem xét việc sử dụng rô bốt trong một bộ phận chẳng hạn như các khoản phải trả hoặc phải thu, trong đó nhân viên thường xuyên cần chuyển dữ liệu từ các cổng khác nhau vào hệ thống kinh doanh của bạn.

Với RPA, việc tăng tốc thời gian xử lý và giảm các lỗi tốn kém, chi phí xử lý giảm và sản lượng trên mỗi nhân viên tăng lên. Tiết kiệm chung từ những cải tiến hiệu quả này nằm trong khoảng từ 25% đến 50%.

Cải thiện bảo mật dữ liệu kinh doanh

Mối quan tâm chính mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bày tỏ về khả năng sử dụng các công cụ RPA là tác động của chúng đối với rủi ro hoạt động. Rò rỉ và vi phạm dữ liệu đã phổ biến và ban quản lý có thể lo ngại về tính bảo mật của các hệ thống đó. Tuy nhiên, khi nhóm của bạn quản lý cẩn thận và xác định nghiêm ngặt các thông số RPA, nguy cơ rò rỉ giữa các nền tảng là tương đối nhỏ. Việc lựa chọn một giải pháp được duy trì và phát triển tốt sẽ góp phần mang lại niềm tin lớn hơn về bảo mật.

Trong các khu vực có quy định nghiêm ngặt về dữ liệu cá nhân, việc sử dụng RPA mang lại cơ hội có lợi để giảm số lượng người tiếp xúc mà doanh nghiệp yêu cầu để xử lý thông tin cá nhân. Khi bạn tạo điều kiện cho việc rút lui này và giảm tiếp xúc với dữ liệu nhạy cảm, bạn có thể đạt được sự tuân thủ và thực hiện dễ dàng hơn các thông lệ quản trị.

Tạo dữ liệu cho các phân tích quan trọng

Bạn không biết những gì bạn không biết ít nhất là cho đến khi bạn bắt đầu thu thập dữ liệu chi tiết về hiệu quả của quy trình, nhờ vào các rô-bốt mới của bạn. Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng RPA góp phần xác định các lỗ hổng trong quy trình và các khu vực còn thiếu các cải tiến. Những khoảng trống này cho thấy sự thiếu hụt cả về nguồn nhân lực và phần mềm, và chúng thường bộc lộ nhu cầu tự động hóa nâng cao và thông minh vượt ra ngoài phần mềm RPA cơ bản.

Một số lời khuyên từ SmartOSC DX khi sử dụng AI

Hoạt động tiếp thị bằng Ai giúp cho doanh nghiệp tận dụng tối đa dữ liệu hay data khách hàng. Điều này được thực hiện nhằm dự đoán động thái tiếp theo của khách hàng. Nó giúp bạn cung cấp những trải nghiệm tốt hơn tới người dùng, làm tăng hiệu suất của trang web. 

Tiếp thị bằng AI  liên quan đến các bộ dữ liệu lớn và nền tảng máy học. Nó thu hẹp khoảng cách giữa dữ liệu và thực thi bằng cách chọn lọc ngay lập tức thông qua các tập dữ liệu lớn để xác định xu hướng và điểm chung.

Mặc dù công nghệ AI là robot, nó hiểu thế giới như con người. Công nghệ này cũng có thể dự đoán cách khách hàng của bạn sẽ hành xử và xác định các khái niệm và chủ đề trong dữ liệu. Điều này giúp bạn tạo một kế hoạch tiếp thị tốt hơn phù hợp với khách hàng của mình.

AI mang cho bạn những lợi thế giúp cạnh tranh trên thị trường

Tiếp thị bằng AI giúp bạn đi trước một bước so với đối thủ. Nó có thể đọc các tập dữ liệu nhanh hơn và hiệu quả hơn con người. Bạn có thể thực hiện các thay đổi ngay lập tức để cho phép chiến dịch của bạn chạy tốt hơn.

Công nghệ này giúp bạn xác định các khu vực chính cần tập trung và các khu vực có vấn đề. Bạn có thể thấy những phần nào của chiến dịch cần điều chỉnh để có thể tiếp cận và chuyển đổi đối tượng tốt hơn.

Khi bạn cải thiện chiến dịch của mình, bạn có thể hoạt động tốt hơn các đối thủ cạnh tranh không sử dụng tiếp thị AI. Họ sẽ mất nhiều thời gian hơn để xác định vấn đề, điều này mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh hơn họ. Tiếp thị bằng AI là một cách tuyệt vời để dẫn đầu đối thủ.

Tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng

Khi bạn tiếp thị doanh nghiệp của mình, tất cả là về trải nghiệm của khán giả. Với tiếp thị bằng AI, bạn sẽ cải thiện trải nghiệm khách hàng để thúc đẩy chuyển đổi trên trang web của mình.

Tiếp thị bằng AI tập trung vào việc cải thiện chiến dịch của bạn cho khách hàng. Nó lấy dữ liệu từ chiến dịch của bạn, xử lý và giúp bạn tạo một chiến dịch tốt hơn, thu hút nhiều người hơn trong đối tượng của bạn.

Toàn bộ cơ sở đằng sau tiếp thị bằng AI là cải thiện trải nghiệm của khán giả với doanh nghiệp của bạn để họ chuyển đổi. Trải nghiệm người dùng tích cực sẽ dẫn đến nhiều chuyển đổi hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Tạo chatbot để giúp khán giả của bạn

Chatbots là hình thức tiếp thị AI được sử dụng rộng rãi nhất. Các chatbot này giúp quản lý các vấn đề về dịch vụ khách hàng cho doanh nghiệp của bạn. Nó cho phép bạn dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho các bộ phận khác của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp khen ngợi chatbot về khả năng giải quyết vấn đề. Trong nhiều trường hợp, chatbot tạo ra nội dung được cá nhân hóa tốt hơn con người. Họ có thể lấy dữ liệu và xử lý nhanh hơn để hiểu các vấn đề và đưa ra giải pháp.

Chatbots đủ thông minh để phát hiện các mẫu và vấn đề. Họ có thể dự đoán điều gì đang gây ra sự cố cho người dùng, điều này cho phép họ đưa ra phản hồi nhanh chóng cho vấn đề. Đó là một cách tuyệt vời để cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Khi khách hàng có trải nghiệm tốt hơn với doanh nghiệp của bạn, họ có nhiều khả năng giới thiệu doanh nghiệp của bạn cho những người khác. Sử dụng chatbot tạo cơ hội để xây dựng danh tiếng cho doanh nghiệp của bạn.

Giải pháp RPA Của Smart mang đến nhiều lợi ích vượt trội

Tiết kiệm thời gian, chi phí

• Người dùng có thể gửi mail, cập nhật báo cáo, thao tác toàn bộ tác vụ ngay trên phần mềm. Theo đó, bạn có thể thực hiện các bước tiếp theo hoặc quay lại dễ dàng. Tiết kiệm tối đa thời gian, cải thiện được hiệu suất làm việc.
• Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ để chuyển tiếp cho cá nhân khác, toàn bộ tác vụ đều được tự động hóa trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp dễ dàng hoặc quay lại chỉ với 1 cú click. Tiết kiệm thời gian cho các hoạt động thủ công, cải thiện hiệu suất làm việc

Linh hoạt, cải thiện năng suất

• Phần mềm quản lý RPA đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài nhưng vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động. Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách, không gian.
• Thay vì lập nhiều nhóm chat, tạo nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong một hệ thống trên phần mềm. Dễ dàng phân bổ, kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc từng cá nhân, phòng ban trên một giao diện duy nhất.

Đảm bảo độ chính xác cao

• Một doanh nghiệp hoạt động không thể tránh khỏi sai sót là điều. Thế nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều hoàn toàn có thể làm được.
• Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhận thấy được vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó có thể đưa ra phương án xử lý kịp thời, đó cũng là bài học để không xảy ra lỗi sai tương tự.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm

• Khi áp dụng công cụ tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công việc được phân công…
• Nhân viên sẽ không thể đưa ra lý do “không nhận được email” hay “không đọc email” để rũ bỏ trách nhiệm đối với công việc được lãnh đạo giao phó. Vì chỉ cần nhìn vào quy trình, người quản lý sẽ biết được ai phải làm việc gì, tiến độ công việc trong từng giai đoạn.

Lưu trữ và xử lý dữ liệu tốt

• Tự động hóa quản lý bằng các phần mềm RPA giúp các Giám đốc dễ dàng hơn trong việc quản lý công ty. Đặc biệt là tránh nguy cơ lộ thông tin, mất dữ liệu.
• Nếu việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng, sao lưu ra nhiều máy tính khác nhau gây mất thời gian, tốt kém thì việc quản lý bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này. Bởi mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây, không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính, nhiễm virus hay các trở ngại khác,…

Trên đây là những chia sẻ về RPA và sự khác biệt giữa RPA và AI mà SmartOSC DX gửi tới bạn, nếu bạn còn thắc mắc cần được tư vấn và giải đáp vui lòng nhấc máy và liên hệ với chúng tôi nhé