Quản lý khách hàng - CRM

Tối Ưu Hoạt Động Bán Hàng Bằng Phần Mềm CRM

Bán hàng là một chuỗi các quy trình theo thứ tự từ tiếp cận, tìm kiếm khách hàng, cốt sale và hỗ trợ khách hàng sau bán hàng. Việc tối ưu từng giai đoạn, từng bước trong quy trình bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được hiệu quả kinh doanh cao nhất với chi phí tối ưu và tiết kiệm thời gian nhất có thể. Bài viết dưới đây, Hãy để SmartOSC DX chia sẻ với bạn cách nào để tối ưu hoạt động bán hàng bằng phần mềm CRM nhé! 

Tại sao CRM quan trọng với doanh nghiệp của bạn?

Một trong những điều cần thiết khi doanh nghiệp của bạn phát triển đó chính là quản lý khách hàng tiềm năng, sao cho những trải nghiệm mà họ nhận được là tốt nhất mà vẫn không bị mất đi giá trị cá nhân của khách hàng. Muốn tồn tại lâu dài trên thị trường đầy cạnh tranh này, doanh nghiệp của bạn cần đưa ra được các chiến lược có tính ổn định và phát triển trong tương lai. Đồng nghĩa với việc cần vạch ra được mục tiêu bán hàng, chiến dịch tiếp thị và các dịch vụ hỗ trợ khách hàng. 

Ngoài ra, việc sử dụng các kênh truyền thông và các trang mạng xã hội bên ngoài để quảng bá như thế nào cho hợp lý? 

Phần mềm CRM sẽ tự động cập nhật cho bạn các cách để tương tác hiệu quả với khách hàng và quản lý mối quan hệ đó trong một cửa sổ xem một lần. Qua hệ thống này, người quản lý sẽ được nghe và theo dõi cuộc trò chuyện trực tiếp của khách hàng với đại diện bán hàng. Từ đó, có thể đưa ra được các chiến lược tiếp cận khách hàng tốt hơn và hiệu quả hơn trước. 

Bên cạnh đó,  phần mềm này còn cung cấp khả năng liên hệ chuỗi những khách hàng tiềm năng để nhân viên hay các nhà quản trị có thể  quản lý các giai đoạn, quy trình khác nhau.

Các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần một phần mềm CRM

Dấu hiệu 1: Dữ liệu khách hàng không thể kiểm soát được 

• Dữ liệu khách hàng không nhất quán với nhau, điều đó dẫn đến sự trùng lặp, thiếu tập trung. 

• Một số thông tin của khách hàng có thể bị thất lạc trong quá trình chuyển giao công việc. 

Trên đây là một trong những dấu hiệu điển hình nhất mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần một giải pháp, chính là phần mềm CRM. 

Dấu hiệu 2: Quy trình bán hàng không liền mạch, dịch vụ chăm sóc chồng chéo nhau. 

Biểu hiện cụ thể của dấu hiệu này như:

• Hoạt động bán hàng vô cùng rời rạc, việc tiếp thị và chăm sóc khách hàng cũng không phối hợp hiệu quả với nhau. Lý do:

(1) Tiếp thị không nắm bắt được quy trình chăm sóc khách hàng diễn ra như thế nào, lịch sử chăm sóc ra sao. Từ đó dẫn đến việc báo cáo phân tích các chiến lược trở nên không hiệu quả và sẽ khó định hướng cho các hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp trong tương lai. 

(2) Nhân viên bán hàng chưa biết làm thế nào để tiếp cận hiệu quả nhóm các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Bởi số lượng khách hàng tiềm năng có thể lên tới hàng triệu, telesales không thể gửi thư hay gọi cho từng ấy người được, điều này vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. 

Ngoài ra, việc thiếu công cụ hỗ trợ khách hàng như báo giá sản phẩm,  bổ sung kệ hàng dẫn đến việc cung cấp sản phẩm chậm trễ; các hoạt động kiểm tra hàng tồn kho thủ công thiếu chính xác. Đặc biệt, các nhà quản lý không nắm bắt được tiến trình mà nhân viên đang thực hiện, diễn tiến công việc cụ thể như thế nào, không có cái nhìn tổng quan về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. 

(3) Bộ phận CSKH thiếu chuyên nghiệp, năm bắt thông tin về khách hàng còn nhiều thiếu sót. Từ đó, việc tương tác với khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn, trở ngại dẫn đến các trải nghiệm của khách hàng không như mong đợi. Ví dụ như một khách hàng đã được nhân viên tư vấn, gọi điện lúc 8 giờ sáng nhưng ngay sau đó, lại có nhân viên khác gọi hỏi thăm do không biết khách hàng đã được nhân viên khác gọi. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy bất tiện và không thoải mái. 

Ngoài ra, các biểu mẫu, báo cáo hoạt động kinh doanh không đồng nhất với nhau, mất rất nhiều thời gian và công sức cho việc quản lý và đào tạo nhân viên. 

Dấu hiệu 3: Công cụ hỗ trợ bán hàng còn thiếu hoặc không hiệu quả

• Lịch làm việc chung của nhân viên chưa có công cụ hỗ trợ nên không theo sát được lịch làm việc hằng ngày của nhân viên. 

• Danh mục câu hỏi thường gặp từ khách hàng, bảng báo giá, hợp đồng, email mẫu,.. còn thiếu.

• Không có cái nhìn toàn cảnh về khách hàng và hoạt động mua hàng của họ như đầu mối liên hệ, lịch sử chăm sóc khách hàng, thanh toán đơn hàng, bảng giá,… 

• Thiếu các báo cáo tổng hợp, phân tích: phân tích khách hàng theo từng vùng, theo dòng sản phẩm hoặc theo thời gian, theo nhóm, nguồn,…

• Công cụ đánh giá, khen thưởng nhân viên hàng tháng, hàng năm chưa có. 

Dấu hiệu 4: Báo cáo thủ công

• Nhân viên phải làm báo cáo thủ công, việc này tốn rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó còn dẫn đến các sai sót về dữ liệu, không chính xác.

Chắc hẳn, không có doanh nghiệp nào là không trải qua những vấn đề trên. Chính vì vậy, phần mềm CRM chính là công cụ hỗ trợ, tối ưu hoạt động bán hàng hiệu quả nhất mà doanh nghiệp bạn nên sở hữu. 

Vậy thì, phần mềm CRM mang lại những lợi ích gì cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu dưới đây! 

Tối ưu hoạt động bán hàng bằng phần mềm CRM

Phần mềm quản lý khách hàng CRM thường tập trung chủ yếu vào những chức năng chính sau:

Quản lý tiếp thị tự động

Phần mềm CRM cho phép gửi email tự động hàng loạt, điều này sẽ tiết kiệm vô số thời gian cho bạn và tránh được các sai sót không đáng có trong quá trình làm việc. Đây được xem là một trong những chức năng thú vị nhất của phần mềm CRM mà các bộ phận của doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và khai thác.  

Quản lý bán hàng tự động 

Công cụ này cho phép bán hàng theo trình tự, nâng cao tốc độ phản hồi khách hàng, gia tăng hiệu quả bán hàng và rút ngắn thời gian chốt deal,.. Tiết kiệm được chi phí, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp.  

Quản lý chăm sóc sau bán hàng

Củng cố lòng trung thành và nâng cao các mối quan hệ với khách hàng bằng các dịch vụ như: gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, chính sách khách hàng thành viên, quản lý phản hồi khách hàng theo đúng quy trình, trình tự,.. Đây là chức năng phổ biến của một phần mềm CRM. 

Ngoài ra, chức năng bán hàng tự động còn được tích hợp với các hệ thống khác từ bên trong đến bên ngoài của doanh nghiệp để nhân viên bán hàng có thể thực hiện các nghiệp vụ bán hàng một cách chuyên nghiệp, trơn tru và hiệu quả trên phần mềm CRM. 

Ví dụ như: tích hợp với website thương mại điện tử để đổ đơn hàng về CRM; tích hợp với phần mềm kế toán / ERP để kiểm soát kho, công nợ;

Quản lý lịch làm việc của nhân viên

Theo dõi sát sao lịch làm việc hằng ngày của nhân viên. Ngoài phần lịch cơ bản của nhân viên trên phần mềm, CRM còn cung cấp thêm chức năng lịch chia sẻ, cho phép 1 nhân viên có thể xem được lịch của nhân viên khác trong team, trong công ty và gia tăng sự phối hợp giữa quản lý – nhân viên, giữa nhân viên – nhân viên.

Phân tích, báo cáo thống kê và hỗ trợ ra quyết định

Chức năng này được xem như là chức năng có giá trị nhất. Thông thường các khâu tổng hợp, báo cáo sẽ tốn rất nhiều thời gian của nhân viên. Nhưng nếu biết cách ứng dụng phần mềm CRM vào hoạt động này thì thời gian làm báo cáo sẽ giảm đi rất nhiều và nhân viên có thể dành thêm thời gian cho công việc khác.

Ngoài ra, các hệ thống báo của phần mềm CRM còn cho phép quản lý theo dõi chuỗi hoạt động kinh doanh đa chiều của doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra được các chiến lược phù hợp và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp hiện tại và tương lai. 

Bên cạnh chức năng chính trên, thì tùy từng trường hợp cụ thể và theo từng ngành nghề cụ thể, phần mềm CRM sẽ được tùy chỉnh để đạt hiệu quả tối ưu.

Ví dụ, có doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất, khách hàng đa phần là khách hàng cũ lặp lại, nhu cầu tiếp thị tự động ít, lúc đó nếu triển khai CRM cho doanh nghiệp này thì chỉ cần tập trung vào khâu bán hàng và chăm sóc khách hàng. Trong 2 khâu bán hàng và chăm sóc khách hàng thì khâu chăm sóc khách hàng sẽ được chú trọng hơn; Hay 1 doanh nghiệp lĩnh vực du lịch thì khâu tiếp thị, bán hàng và chăm sóc bán hàng đều cần thiết và chú trọng như nhau.

ZOHO CRM – Phần mềm quản trị khách hàng hot nhất hiện nay

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (Zoho CRM) của Zoho được tích hợp vô vàn các tính năng đa kênh, đa chiều. Từ khâu quản lý đến tự động hóa các quy trình bán hàng đều được hỗ trợ mọi lúc mọi nơi. 

Quản lý nhóm các khách hàng tiềm năng 

Đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Sở hữu cái nhìn hoàn chỉnh về tất cả dữ liệu khách hàng như thông tin cá nhân, những trao đổi giữa doanh nghiệp và khách hàng… tại một kênh duy nhất, vô cùng thuận tiện. 

Tự động hóa

Việc lãng phí thời gian vào các công việc hành chính thông thường của nhân viên thì ZOHO CRM sẽ tự động hóa các nhiệm vụ thường nhật. Nhờ đó nhân viên tập trung vào hoạt động truyền thông cho khách hàng và chốt giao dịch.

CRM đa kênh

Tiếp cận và giữ liên lạc với khách hàng qua email, điện thoại, mạng xã hội và chat trực tiếp với hệ thống thông báo theo thời gian thực. Xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp và lâu bền hơn bằng những cuộc trò chuyện có ý nghĩa.

Trí tuệ nhân tạo

Với Zia, trí tuệ nhân tạo của Zoho CRM, tất cả dữ liệu CRM của bạn đều được liên kết tương tác. Điều này sẽ giúp các bạn đưa ra được các cơ hội tốt nhất để chốt giao dịch, loại bỏ các vấn đề còn vướng mắc, ưu tiên phản hồi của khách hàng dựa trên cảm tính qua email khách hàng, v.v.

Trên đây là cách để Tối ưu hoạt động bán hàng bằng phần mềm CRM. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về phần mềm CRM. Bằng hệ thống quản trị quan hệ khách hàng Zoho CRM việc tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng sẽ được cập nhật và giải quyết nhanh chóng. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với SmartOSC DX qua: qua số (+84) 24 710 8 1222.