Quản Lý Nhân Sự - HRM

Từ Bỏ Excel Đi, Đây Mới Là Giải Pháp Quản Trị Nhân Sự Mà Bạn Cần!

Quản lý nhân sự hay còn được gọi là quản lý nguồn lực, là sự khai thác và sử dụng nguồn lực của một tổ chức hay doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Nguồn lực con người đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do vậy, việc khai thác tốt nguồn nhân lực này để phục vụ cho quá trình phát triển doanh nghiệp và xã hội là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. 

Tuy nhiên, hiện nay đau đó vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng excel để quản lý nguồn nhân sự của mình. Điều này làm tổ chức dễ bị thụt lùi, bỏ lại phía sau khi ngành công nghệ 4.0 đang phát triển như vũ bảo ở Việt Nam hiện nay. Từ bỏ excel đi, đây mới chính là giải pháp quản trị nhân sự mà bạn cần, theo dõi ngay bài viết từ SmartOSC DX nhé!

5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel

Quản lý nhân sự bằng Excel là một công cụ được sử dụng khá phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, hiện nay việc quản lý nhân sự bằng công cụ này được coi là khá thủ công và dễ sai sót. Dưới đây là 5 nhược điểm trong quá trình làm việc chắc chắn doanh nghiệp của bạn đã gặp phải.

Khả năng quản lý thấp

Khi sử dụng Excel, bạn phải liên tục di chuyển, làm việc giữa rất nhiều sheet và file khác nhau. Việc này khiến cho việc quản lý mất thời gian và không tối ưu hiệu quả. Ngoài ra nó còn khiến ban lãnh đạo không có cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.

Không đảm bảo tính bảo mật

File Excel không đảm bảo chế độ bảo mật, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu. Trong trường hợp, người quản lý nếu mất tài khoản Drive, thông tin dữ liệu có khả năng bị rò rỉ ra ngoài. 

Thêm nữa, khi nhiều người trong doanh nghiệp dùng chung một biểu mẫu trực tuyến, nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file Excel. Chính điều này khiến việc kiểm soát trở nên khó khăn.

Không có khả năng tích hợp với công cụ quản lý nhân sự khác 

Để quản lý nhân sự, nhà quản lý phải kết hợp Excel với nhiều công cụ khác. Tuy nhiên, File quản lý nhân sự bằng Excel offline có nhiều bất tiện. Nó không thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Điều này không những làm mất thời gian của người phụ trách mà còn làm giảm năng suất và chất lượng công việc.

Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu

Tất cả các thao tác của nhân viên trên Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến rủi ro về sai sót là cực lớn. Hơn nữa, việc nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.

Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Sức chứa của Excel có thể lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Nhưng khi doanh nghiệp ngày một phát triển, nhân rộng quy mô, từ đó lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ quản lý nhân sự bằng Excel là không khả quan. Điều này gây khó khăn cho người sử dụng và nhà quản lý.

Công cụ quản lý nhân sự thay thế Excel: Zoho HRM

Phần mềm nhân sự ngày càng có vai trò quan trọng đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Nó hỗ trợ hầu hết các công việc về nhân sự của công ty như việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân sự, thống kê báo cáo, quản lý lương thưởng, bảo hiểm… Với sự hỗ trợ hiệu quả của phần mềm nhân sự thì các doanh nghiệp, công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp. Sau đây là những lợi ích nổi bật mà phần mềm nhân sự Zoho People mang lại cho doanh nghiệp.

Mang lại hiệu quả đầu tư cao

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People vừa giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự, tiền lương một cách hiệu quả, vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, vừa giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực quản lý. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm cũng góp phần nâng cao niềm tin cho người lao động và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý dữ liệu tập trung, cho phép người dùng làm việc từ xa qua môi mạng Internet. Zoho People vận hành ổn định, dễ dàng tích hợp với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp khác, đặc biệt là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP.

Nâng cao hiệu quả của công tác quản trị nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự giúp lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân viên từ thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn đến quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, lương, hợp đồng lao động. Hơn nữa, phần mềm còn giúp giám sát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên thông qua việc chấm công, tính lương một cách rõ ràng, chuyên nghiệp.

Toàn bộ quá trình tuyển dụng được quản lý ngay trên phần mềm từ khâu lập kế hoạch, đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ đến khi kết thúc thi tuyển, hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý, sàng lọc và đánh giá ứng viên.

Nhân viên cũng được phần mềm nhân sự hỗ trợ giúp dễ dàng hoạch định, định hướng phát triển trong tương lai, tạo niềm tin và động lực phấn đấu cho cán bộ nhân viên, từ đó giúp nhà quản lý xây dựng nguồn lực cốt lõi cũng như chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Phần mềm Zoho People giúp công tác tiếp nhận nhân sự mới một cách dễ dàng cũng như đánh giá năng lực trong giai đoạn thử việc, giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng với doanh nghiệp thông qua chức năng E-learing.

Phần mềm nhân sự Zoho People cung cấp các giải pháp có độ an toàn, bảo mật cao

Phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng và phát triển trên nền công nghệ tiên tiến như NET bởi đội ngũ có nhiều kinh nghiệm. Hơn nữa phần mềm được thử nghiệm kỹ càng và bảo mật dữ liệu, đặt biệt dữ liệu thông tin về lương được mã hóa chặt chẽ ngăn chặn thông tin lương bị lộ, kể cả nội bộ phòng IT cũng không đọc được thông tin từ trong server.

Giải pháp HRM và ứng dụng 

Khi doanh nghiệp của bạn nằm ở quy mô nhỏ hoặc công ty mới thành lập, việc quản lý công việc và dữ liệu thông qua các bảng excel có thể chưa gặp nhiều vấn đề. Song, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, việc sắp xếp, quản lý nguồn dữ liệu, phối hợp cùng hoạt động giữa các phòng ban đã trở thành thách thức lớn với cách thức làm việc bằng thủ công. Vì lý do này, các phần mềm quản lý doanh nghiệp được ra đời nhằm giải quyết các hoạt động về kinh doanh, mở rộng hơn quy mô và tăng trưởng một cách hiệu quả bằng cách khiến mọi thứ trở nên đơn giản hơn. 

Cải thiện Hiệu quả và Năng suất của Nhân viên

Nếu bạn muốn trở thành một nhà quản lý doanh nghiệp giỏi, điều quan trọng nhất là cần cung cấp các lợi ích phù hợp với công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên của mình. Để nhân viên làm việc được hiệu quả và năng suất hơn. Họ cần có một số công cụ chất lượng, ví dụ như phần mềm kiểm soát hàng tồn kho hay phần mềm chăm sóc khách hàng (CRM). 

Một khi bạn sắp xếp hợp lý về quy trình cũng như cách thức làm việc, nhân viên sẽ làm việc được tốt hơn, chăm chỉ và nhanh chóng hơn. Đó là lý tại sao sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để mang tới nhiều lợi ích. Nó cũng nâng cao mức độ trách nhiệm cho nhân viên của bạn đồng thời giúp cho họ có thể làm việc dễ dàng hơn. 

Giúp tránh sai sót, thất thoát thông tin

Khi thông tin được chuyển từ nền tảng này tới nền tảng khác, sẽ có nguy cơ gặp phải một số lỗi hay làm thiếu một phần dữ liệu. Bạn có thể chịu đựng những lỗi như thế hoặc dành nhiều tài nguyên và thời gian để sửa và kiểm tra mọi thứ. 

Cùng với việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn không cần phải nhập cùng một thông tin quá nhiều lần. Ví dụ: nếu công ty của bạn đang sử dụng dịch vụ đám mây, mọi dữ liệu của bạn đã có sẵn và an toàn cho tất cả các thành viên trong phòng ban hay doanh nghiệp của bạn. 

Hơn nữa, phần mềm quản lý cho tất cả trong một có thể được nâng cao việc tổ chức, sắp xếp và quản lý dữ liệu của bạn một cách đồng điệu. Đồng thời, đảm bảo tránh bất kỳ lỗi thiếu sót hoặc trùng lặp thông tin do cách thức nhập thủ công gây ra. 

Cung cấp các công cụ giao tiếp quan trọng

Khi nói tới ngành kinh doanh, giao tiếp được xem là điều tối quan trọng bởi nó là chìa khóa dẫn tới hiệu quả và sự thành công. Đây là lý do tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hữu ích vì nó có khả năng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp tốt nhất mà bạn cần. 

Thông thường, phần mềm quản lý doanh nghiệp gồm các công cụ liên lạc, chẳng hạn như trung tâm trò chuyện, tin nhắn văn bản hay email mà mọi người trong nhóm hay phòng ban có thể nhìn thấy. Vì các phần mềm như thế đều dựa trên đám mây nên công cụ giao tiếp có thể truy cập được trên mọi thiết bị được kết nói, bất kể là nhân viên của bạn có đang làm việc từ xa hay không. 

Giám sát nhiệm vụ, theo dõi mục tiêu của doanh nghiệp

Nhiều tính năng như danh sách nhiệm vụ cần phải làm có vai trò quan trọng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Có danh sách tốt nhất đồng nghĩa là có thể đạt được những kết quả tốt. Về cơ bản, danh sách nhiệm vụ cho phép ít sai lầm hơn, hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh nhất và tránh được các mục bị bỏ qua. Đây cũng là một cách dễ dàng để người giám sát luôn theo dõi được tình hình bên trong doanh nghiệp. 

Hơn thế nữa, các nhiệm vụ quan trọng có thể sẽ được triển khai và gắn cờ ưu tiên theo thời gian thực, điều này có thể giúp cho nhân viên điều chỉnh được quy trình làm việc của họ, đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành xuất sắc trước khi buổi làm việc kết thúc. Với danh sách tự động của phần mềm, có thể được cải thiện năng suất bằng cách dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên để họ bắt đầu làm việc một cách tốt nhất. 

Tại sao SmartOSC DX là chuyên gia số với giải pháp HRM mà doanh nghiệp nên đồng hành cùng?

SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA.SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo. 

Trên đây là những lý do bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự vào quá trình quản lý thay vì sử dụng quản lý truyền thống excel. Với những thông tin chia sẻ trên từ SmartOSC DX chúng tôi mong rằng đã giúp bạn và doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm quản lý nhân sự nói chung và hệ thống phần mềm quản lý nhân sự Zoho People nói riêng. Liệu còn những thắc mắc và tìm lời giải đáp vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua đường dây nóng để gặp trực tiếp tổ tư vấn viên hàng đầu công ty.  Mọi thắc mắc cần được tư vấn xin liên hệ với SmartOSC DX qua đường dây nóng (+84) 24 710 8 1222.