Chuyển Đổi Số

Chuyển Đổi Số: Các Doanh Nghiệp Nên Bắt Đầu Từ Đâu?

Sự phát triển của rất nhiều công ty công nghệ khiến cho lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của quá trình ứng dụng công nghệ để nâng cao doanh thu, cắt giảm chi phí. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang tìm hiểu để triển khai những hoạt động nhằm chuyển đổi số. Thế nhưng, chuyển đổi số cần phải bắt đầu từ đâu? Cùng SmartOSC DX  giải đáp thông qua bài viết dưới đây. 

Bước 1: Rà soát mong muốn của doanh nghiệp

Theo như ông Đào Trọng Khoa, Chủ tịch Công ty T&M Forwardings và DTK Logistics Solutions “Chuyển đổi số là một trong những quá trình dai dẳng và gian nan chứ không chỉ riêng hay hai năm”. 

Do đó, để có thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp khi mang tới giá trị bền vững và lâu dài, các nhà lãnh đạo cần giành thêm nhiều thời gian để nghĩ tới kết quả cuối cùng mà chuyển đổi số mang tới ví dụ như: 

Ưu tiên tăng doanh thu hay làm giảm thời gian vận hành. Dĩ nhiên mọi sự nâng cấp đều mang tính cần thiết, các doanh nghiệp cần lựa chọn một thứ tự ưu tiên nhất định, vì không phải mọi vấn đề đều cần số hóa ngay lập tức. 

Tâm lý nóng vội khi muốn chạy theo doanh số hay lợi ích trước mắt thường sẽ dẫn tới hai hệ quả. Một là doanh nghiệp dễ bị sa đà, mất nhiều thời gian cũng như nguồn lực để mình chữa gọn mà không cần giải quyết vấn đề từ gốc rễ, dễ bỏ qua các vấn đề cốt lõi trong nội bộ. hai là doanh nghiệp tùy tiện cho mình một nền tảng nhằm giải quyết nhanh chóng một vấn đề, việc tích hợp những nền tảng rời rạc sau này có thể là một thử thách lớn. Số tiền phải trả cho việc này còn hơn rất nhiều khi tự phát triển một nền tảng riêng cho doanh nghiệp đó.

Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp

Sau khi hình dung nhất định về lộ trình chuyển đổi số như thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá lại về mức độ sẵn sàng cho việc tái cấu trúc quy trình vận hành của mình. Đây cũng là một trong những bài toán không hề đơn giản bởi nó đòi hỏi doanh nghiệp cần thỏa mãn 2 yếu tố. 

Yếu tố thứ nhất: Con người

Đây được xem là yếu tố quan trọng bởi xét cho cùng, công nghệ cũng là một công cụ. Và hiển nhiên, không có công cụ hoàn hảo để giải quyết mọi vấn đề của cả một doanh nghiệp khi bản thân những người sử dụng không có tư duy thay đổi. Theo như BCG, sự thành công của chuyển đổi số được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo khi lan tỏa đến cấp nhân viên. Do vậy, việc nuôi dưỡng một văn hóa đề cao sự thay đổi và tôn trọng với những quan điểm mới mẻ, là bước ngoặt quan trọng của quá trình thay đổi nhận thức của doanh nghiệp. 

Yếu tố thứ hai: Dữ liệu

Một số lãnh đạo có xu hướng phụ thuộc quá nhiều vào cảm tính và những quan sát dựa trên kinh nghiệm của mình. Tuy nhiên, sự quan sát dù có tinh tế đến mấy cũng khó có thể được đảm bảo khi thiếu đi một cơ sở dữ liệu đứng đằng sau nó. Dữ liệu là tài sản đặc biệt quan trọng cho bước chuyển mình về công nghệ của doanh nghiệp. Song, ít có lãnh đạo nào được trang bị những hiểu biết cần thiết về nền tảng dữ liệu để có thể hiểu rõ các con số đang nói gì. Do vậy, ban quản trị cần tìm đến sự phân tích chuyên nghiệp của các chuyên viên phân tích dữ liệu để biến thông tin thành tài sản vốn và tận dụng nó làm bàn đạp trong việc chuyển đổi số.

Ngoài việc kiểm tra, phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp, các lãnh đạo cũng cần phải chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược của mình. Để từ đó tạo ra một tầm nhìn bao quát về Chuỗi Giá Trị của doanh nghiệp trước khi tiến hành chuyển đổi số.

Bước 3: Rà soát quy trình để đưa ra các thay đổi cần thiết

Ban quản trị không nhất thiết gồm toàn những chuyên gia về công nghệ, nhưng họ cần phải hiểu mình có thể đạt được những gì khi kết hợp với tầm nhìn kinh doanh với sức mạnh công nghệ. Cụ thể hơn, sau khi các dữ liệu của doanh nghiệp đang phản ánh về điều gì, các lãnh đạo nhìn thấy được những dấu hiệu nhằm đánh giá độ trưởng thành về quy trình của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể biết được mình đang ở đâu và đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi số. Ban lãnh đạo có thể tận dụng với những khi sản xuất và giao dịch ít đi nhằm tái cấu trúc quy trình cho mình phù hợp hơn với chuyển đổi số. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp nhìn lại xem mình đã sẵn sàng hoàn toàn chuyển đổi số hay chưa. Quy trình nào hay khâu nào chưa sẵn sàng thì nên giải quyết ngay lập tức. 

Một lần nữa, những người đưa ra quyết định không nên dựa vào những suy luận về mặt trực quan mà cần có số liệu cụ thể và chi tiết nhất nhằm tìm ra hướng đi hợp lý cho một doanh nghiệp. 

Bước 4: Tìm ra giải pháp phù hợp và tối ưu

Doanh nghiệp khi nghiên cứu đầu tư về chuyển đổi số đang đứng trước hai lựa chọn: Tự xây dựng một hệ thống ERP dựa trên quy trình của doanh nghiệp, hoặc Tận dụng các nhà cung cấp giải pháp và tìm cách kết nối các giải pháp này lại Với lựa chọn đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một phòng ban ngay trong nội bộ của mình để tự tạo ra giải pháp. Ưu điểm của việc tự phát triển một hệ thống quản lý riêng là doanh nghiệp có thể hạn chế việc thay đổi quy trình đến mức thấp nhất. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi một lượng tài chính không nhỏ vì doanh nghiệp cần phải tự xây dựng một quy trình phát triển ứng dụng phần mềm phù hợp với nghiệp vụ của mình.

Dự án này cũng sẽ cần rất nhiều thời gian để phân tích nghiệp vụ và nghiên cứu công nghệ. Do vậy, tổng chi phí sở hữu và thời gian phát triển sẽ là rất lớn nhưng tính chuyên hoá chưa chắc được đảm bảo. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, các doanh nghiệp còn có thể thuê các công ty khác để phát triển hệ thống ERP cho mình. Chiến lược này cũng rất đáng được xem xét nếu thời gian và chi phí dịch vụ phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp.

Với lựa chọn thứ hai, các lãnh đạo cần đặc biệt chú trọng vào việc hoạch định (Bước 1). Doanh nghiệp cần hạn chế lựa chọn những giải pháp tình huống để giải quyết nhanh các vấn đề trước mắt. Điều này sẽ dẫn đến một thói quen xấu cho doanh nghiệp, vì khi lựa chọn giải pháp một cách không thấu đáo, việc tích hợp các nền tảng này theo đúng quy trình nghiệp vụ rất có thể còn tốn nhiều tiền và thời gian hơn cả lựa chọn thứ nhất. Vì thế, một lưu ý khác là doanh nghiệp cũng sẽ phải lượng hóa quy trình của mình cho phù hợp với các nhà cung cấp giải pháp để hạn chế tối đa việc sử dụng nhiều nền tảng riêng lẻ cùng một lúc.

Xét cho cùng, tính dài hạn của chuyển đổi số là một cơ hội cho các công nghệ mới tốt hơn đến. Bỏ qua một nền tảng đôi khi sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sau này.

Bước 5: Nuôi dưỡng tính cam kết trong chuyển đổi số của ban lãnh đạo và toàn thể doanh nghiệp

Theo Jabil, 74% các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều cho rằng những thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ [5]. Khi công nghệ đã trở nên quá phổ biến, người ta thường dễ bỏ qua những giá trị căn bản nhất là con người. Như đã giới thiệu ở Bước 2, việc xây dựng một văn hoá tôn trọng, đề cao sự mới mẻ và tinh thần học hỏi là một yếu tố quan trọng trong việc chuyển đổi số.

Để thực sự chuyển đổi số thành công, mỗi nhân viên của doanh nghiệp cần phải được trang bị một nền tảng kỹ năng công nghệ đồng đều. Theo PwC, doanh nghiệp có thể thu hẹp khoảng cách về công nghệ trong đội ngũ nhân viên của mình bằng cách khuyến khích một môi trường làm việc đa dạng phòng ban.

Thay vì để nhân viên làm việc trong các khoang phòng chật hẹp dành cho một người hay trong phòng chỉ dành riêng cho một ban. Các phòng ban nên được sắp xếp trong một không gian mở và gần nhau hơn. Điều này sẽ kích thích sự sáng tạo và tinh thần học hỏi. Mọi người có thể làm việc và đưa ra vấn đề cùng nhau, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một tiếng nói chung. Môi trường này không những đem lại hiệu quả làm việc mà còn đẩy nhanh tiến độ tiếp thu công nghệ mới.

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công nhắc tới đơn vị cung cấp phần mềm chuyển đổi uy tín bậc nhất Việt Nam – SmartOSC. Lựa chọn chuyển đổi số là ở mỗi doanh nghiệp nhưng chuyển đổi thành công hay không cần tới sự giúp đỡ từ chuyên gia, nhằm đưa ra chiến lược hợp lý cũng như gợi ý về các cách chuyển đổi số sao cho thành công như những doanh nghiệp từng chuyển đổi trước đó. SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office, Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo. 

Chuyển đổi số là một trong những thách thức rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Nó đòi hỏi sự cố gắng từ ban quản trị cho tới toàn bộ đội ngũ nhân viên, đòi hỏi phải có được một chiến dịch rõ ràng, kiên định dựa vào các phân tích kỹ càng, tổng quan về dữ liệu.