Quản lý khách hàng - CRM

Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Và Lợi Ích

Phần mềm quản lý khách hàng là công cụ quan trọng để doanh nghiệp gia tăng sức cạnh tranh, hay để lại dấu ấn thương hiệu trên thị trường. Với các doanh nghiệp nước ngoài nó đã trở nên phổ biến nhưng ở Việt Nam phần lớn các doanh nghiệp lại không biết đến, hoặc biết đến nhưng chần chừ, chưa muốn áp dụng. Trong bài viết này SmartOSC DX sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu về phần mềm quản lý khách hàng và lợi ích của nó giúp mọi người hiểu hơn về giải pháp CRM.

Định nghĩa về phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng có nguồn gốc từ phương Tây, nó được các nhà nghiên cứu tại Mỹ đưa ra vào khoảng những năm 90 của thế kỷ trước và được viết là CRM. Phần mềm CRM ra đời với nhiệm vụ giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng lộ trình phát triển, nâng cấp hoạt động tạo ra mối quan hệ khăng khít với khách hàng hay đối tác kinh doanh. Giải pháp này được xem như bước tiến vĩ đại trong hoạt động kinh doanh của con người, chuyển đổi mô hình hoạt động tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin… từ thủ công sang ứng dụng công nghệ số.

Các chức năng của phần mềm quản lý khách hàng

Mỗi một giải pháp CRM sẽ có những chức năng riêng biệt, tạo nên dấu ấn thương hiệu của nhà sản xuất ra chúng. Tuy nhiên, ở bất kể CRM nào cũng đều phải có các chức năng chính sau:

Quản lý thông tin khách hàng

Mọi thông tin của khách hàng từ việc thu thập thụ động hay chủ động đều được phân loại, lưu trữ trong hệ thống theo đầu mục rõ ràng nhằm giúp quá trình tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin sau này dễ dàng hơn.

Tự động hóa bán hàng

Yếu tố khiến phần mềm CRM tạo nên sự đột phá hơn khi không ứng dụng chúng vào công việc là khả năng tự động hóa cao ở hầu hết các tính năng. Ở chức năng tự động hóa bán hàng này, hệ thống sẽ quản lý quá trình, hoạt động bán hàng của nhân viên và cho phép ghi chép lại toàn bộ giai đoạn bán hàng cho từng khách hàng từ khi tiếp xúc đến khi hoàn thành giao dịch. Trong chức năng này sẽ tự động hóa các quy trình như: quản lý cơ hội, kết xuất hóa đơn, dự báo bán hàng, quản lý kho, tạo lệnh bán… 

Tự động hóa tiếp thị

Tự động hóa tiếp thị giúp doanh nghiệp truyền thông đúng nơi, đúng người, đúng thời điểm tránh lãng phí tài nguyên. Bởi CRM có thể sàng lọc các tệp khách hàng, đưa ra báo cáo chính xác về khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp đang nhắm đến để có thể tạo ra chiến dịch tiếp thị hiệu quả. Trong tính năng tự động hóa tiếp thị, CRM sẽ giúp nhà quản lý đo lượng hiệu quả của hoạt động tiếp thị thông qua: Email, SMS, Mạng xã hội, Telemarketing… 

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Một trong những chiến thuật giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới là nằm ở khâu dịch vụ hỗ trợ họ. Khi ứng dụng phần mềm nó sẽ quản lý, theo dõi các hoạt động chăm sóc khách hàng đảm bảo mọi phản hồi của khách hàng đều được giải đáp tận tình.

Ngoài ra, nhiều phần mềm cũng trang bị cho mình tính năng chatbot, tiêu biểu như giải pháp Zoho CRM nhằm giúp nhân viên không phải trực máy liên tục để hỗ trợ khách hàng mà họ có thể tự tìm hiểu những kiến thức tổng quan về doanh nghiệp hay sản phẩm.

Làm việc từ xa

Hầu hết các nhà cung cấp giải pháp CRM đều đã nâng cấp CRM, cho phép người dùng điều khiển chúng từ xa nhằm thích nghi với tình hình dịch bệnh Covid – 19. Ứng dụng tiên phong cho tính năng làm việc từ xa là Zoho – nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới hiện đang hợp tác với SmartOSC DX sở hữu sản phẩm Zoho CRM. Nó cho phép người dùng quản lý mọi hoạt động trên các thiết bị điện tử thông minh như: điện thoại, máy tính bảng, laptop… 

Các lợi ích của phần mềm quản lý khách hàng

Cải thiện thông tin về dữ liệu khách hàng trong tổ chức

CRM sẽ giúp doanh nghiệp thu thập, phân loại thông tin khách hàng. Những thông tin đó sẽ được phân loại theo trường dữ liệu trên hệ thống, khi cần tìm nhân viên chỉ cần nhập từ khóa tìm kiếm. Càng có nhiều thông tin về khách, doanh nghiệp càng có lợi thế trong việc thực hiện các chiến lược tiếp thị, sản xuất sản phẩm vì vậy lợi thế cải thiện thông tin về dữ liệu khách hàng trong tổ chức của CRM luôn là điểm thu hút các doanh nghiệp.

Nâng cao khả năng giao tiếp và tương tác với khách hàng.

Như đã đề cập, CRM giúp thu thập và quản lý thông tin khách hàng cũng vì thế phần mềm đã giúp nhân viên bán hàng nâng cao khả năng giao tiếp và tương tác với khách khi có thể truy cập vào nguồn dữ liệu khách hàng chung đã thu thập từ trước để hiểu rõ về từng đối tượng khách hàng.

Ví dụ:Khách hàng đã làm việc với một nhân viên từ trước nhưng đang trong quá trình giao dịch với khách họ phải nghỉ việc đột xuất và có nhân viên khác vào thay. Đặt vào địa vị của khách hàng họ sẽ không cảm thấy thoải mái khi phải bắt đầu lại từ đầu với nhân viên mới, chưa biết gì về mình rất dễ xảy ra tình trạng khách hủy chốt đơn. Tuy nhiên, phần mềm CRM sẽ khắc phục điều đó vì nó có thể cung cấp thông tin khách hàng cho nhân viên để họ hiểu khách hàng trước khi có những tương tác với khách.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng được cải thiện

Dịch vụ chăm sóc khách hàng là một trong những thứ quan trọng giúp bạn giữ chân khách trung thành lâu dài với doanh nghiệp. Khách hàng sẽ rời bỏ bạn nếu những thắc mắc, khiếu nại của họ không được giải quyết kịp thời.

Với CRM ngay khi nhận được thắc mắc của khách, hệ thống ngay lập tức thông báo đến nhân viên chăm sóc khách hàng đó để kịp thời giải đáp. Hoặc giống như phần mềm Zoho CRM như đã nói ở phần trên, những câu hỏi khách hàng thắc mắc sẽ được chatbot phản hồi tự động theo dữ liệu được thiết lập sẵn như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Tự động hóa quy trình hoàn thành công việc hàng ngày

Loại bỏ hết các quy trình làm việc lặp lại, thủ công CRM sẽ giúp nhân viên giảm bớt những công việc đó để họ có thời gian tập chung vào những công việc mang tính chuyên môn hơn. 

CRM cải thiện dữ liệu phân tích và báo cáo.

Vì dữ liệu đều được lưu trên cùng một hệ thống nên quá trình phân tích cũng nhanh chóng, dễ dàng hơn. Thậm chí, nhân viên chỉ cần đẩy dữ liệu lên vào thao tác vài cú click chuột thì mọi quá trình phân tích, báo cáo sẽ được phần mềm thực hiện. Ví dụ: trong phần mềm Zoho CRM nó sẽ cá nhân hóa chế độ xem để xác định các thông tin về khách hàng ,  hành vi mua sắm của họ, sở thích… rồi phân tích và trình bày ra biểu đồ rõ ràng.

Khi dữ liệu báo cáo được trình bày khoa học như vậy, doanh nghiệp có thể nhanh chóng lên chiến dịch tiếp thị, đưa ra những quyết định sáng suốt mang hiệu quả cao.

Gia tăng độ nhận diện thương hiệu

Không những có thể tích hợp với các chức năng trong hệ thống, CRM còn cho phép người dùng liên kết với các trang mạng xã hội như: Linkedin, Facebook, Twitter,… giúp doanh nghiệp có độ phủ thương hiệu trên những mạng xã hội đó và tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. Bởi hiện nay, mạng xã hội là nơi dễ dàng tìm kiếm khách hàng cũng như truyền thông về doanh nghiệp ít tốn kém mà hiệu quả vượt trội. Đồng thời, khi tích hợp như vậy, bạn có thể theo dõi những chiến dịch tiếp thị đang chạy trên các nền tảng đó tại hệ thống.

Gia tăng doanh thu

Hầu hết các doanh nghiệp đang ứng dụng CRM đều tăng trưởng mạnh mẽ so với trước khi sử dụng, chỉ sau vài tháng lợi nhuận đã gia tăng nhanh chóng.

Hiệu quả về chi phí

Vừa tiết kiệm chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm, thuê nhiều nhân viên vừa giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh hiệu quả là những lợi ích có giá trị cao mà doanh nghiệp sẽ được nhận khi ứng dụng phần mềm. Quản lý kho, quản lý dự án, quản lý chiến dịch Marketing, quản lý liên hệ khách hàng…. và rất nhiều module khác chỉ nằm gọn trong một hệ thống CRM.

Thực sự, lợi ích của phần mềm quản lý khách hàng là quá nhiều, nếu doanh nghiệp muốn nhận hết những lợi ích đó thì phải ứng dụng thực tế chúng vào công việc, khai thác tối đa các chức năng của chúng.

 Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách hàng tối ưu nhất tại đây.

Bất kể doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ thì phần mềm quản lý khách hàng luôn là giải pháp cần có nếu muốn tăng trưởng kinh doanh nhanh chóng và bền vững. Bài viết về phần mềm quản lý khách hàng và lợi ích của nó sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tổng quan những lợi ích nó mang lại để có thể nhanh chóng lựa chọn cho mình một giải pháp ưng ý ứng dụng vào công việc.

Liên hệ ngay với SmartOSC DX qua số: (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn trực tiếp về giải pháp CRM.