Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Top 5 Tính Năng Không Thể Bỏ Qua Của Giải Pháp E-Office

Khái niệm “Văn phòng điện tử” (hay còn được gọi là E-Office) xuất hiện và thổi đến một luồng gió mới vào thị trường doanh nghiệp, đặc biệt là sau những cuộc khủng hoảng do đại dịch Covid-19 gây ra. Trong giai đoạn hiện nay, khi mà cuộc cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, mô hình này đang trở thành xu hướng, không chỉ riêng các doanh nghiệp nước ngoài mà các doanh nghiệp Việt Nam cũng đang dần ưa chuộng E-Office. 

SmartOSC DX được các doanh nghiệp tin tưởng, là đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp giải pháp E-Office tại thị trường Việt Nam. Vậy tại sao SmartOSC DX lại được tín nhiệm như vậy? Sau đây, hãy cùng chúng tôi điểm qua “Top những tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E-Office tại SmartOSC DX”.

5 tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E – Office

Trong thời đại công nghệ, mọi thứ thay đổi nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp cũng cần phải đổi mới hệ thống quản lý theo hướng hiện đại hơn. Một trong những biện pháp mà doanh nghiệp sử dụng đó chính là ứng dụng mô hình văn phòng điện tử E-Office với nhiều tính năng vượt trội, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lớn mạnh.

Nền tảng văn phòng điện tử: trực tuyến, tùy chỉnh, tự động, thông minh

E-Office được xem như là một bước chuyển mình đáng kể khi mà các doanh nghiệp dần chuyển từ mô hình văn phòng truyền thống sang áp dụng mô hình văn phòng điện tử với đầy đủ các chức năng, nghiệp vụ của một doanh nghiệp. Giải pháp này bao gồm phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp từ xa với sự tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp như: điều hành nội bộ, xử lý hồ sơ, trao đổi thông tin,… Với mục đích hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, mô hình văn phòng điện tử cho phép các doanh nghiệp thực hiện mọi tác vụ trên các nền tảng số, dần đưa doanh nghiệp tiến dần đến với “văn phòng không giấy”.

Một trong những tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E-Office đó là có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý công việc từ xa của nhà lãnh đạo, nhất là trong thời điểm người người nhà nhà thực hiện giãn cách xã hội do ảnh hưởng của Covid-19. Thay vì phải đến công ty để tham gia những cuộc họp trực tiếp, giờ đây các doanh nghiệp hoàn toàn có thể họp trực tuyến ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào.

Một điểm đặc biệt của E-Office khiến cho mô hình này được các doanh nghiệp ưa chuộng hơn mô hình truyền thống đó là nó giúp doanh nghiệp tự động hơn, tiết kiệm thời gian hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Nếu như ở mô hình truyền thống con người phải làm việc thông qua rất nhiều giấy tờ và sổ sách thì ở mô hình E-Office này lại là một môi trường làm việc hoàn toàn khác. Ở văn phòng điện tử, tất cả thông tin và dữ liệu công việc đều được số hóa. Ngoài ra, với văn phòng điện tử, không chỉ ban lãnh đạo mà nhân viên cũng có thể cập nhật thông tin công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất thông qua nền tảng nội bộ của công ty.

Công cụ giao tiếp và cộng tác làm việc tập trung

Văn phòng điện tử E-Office được xem như là một công cụ giao tiếp trong doanh nghiệp, hỗ trợ rút ngắn thời gian trong quá trình truyền đạt thông tin. Khi sử dụng E-Office, các doanh nghiệp có thể triển khai công việc, dự án từ trên xuống dưới thông qua các thông báo, văn bản mà không cần mất thời gian phổ biến thông tin từ cấp trên xuống dưới qua truyền miệng như văn phòng truyền thống.

Văn phòng điện tử E-Office tạo ra một hệ thống quản lý có liên kết chặt chẽ, khoa học từ cao xuống thấp. Nếu như trước đây, để nắm bắt được tình hình công việc, bộ phận lãnh đạo và quản lý cần thu thập thông tin từ nhiều đầu mối khác nhau, rất mất thời gian và kém hiệu quả thì với văn phòng điện tử, tất cả có thể thực hiện qua hệ thống. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể giám sát chặt chẽ hơn quá trình làm việc của nhân viên, thúc đẩy tiến độ công việc của nhân viên. Với E-Office, hệ thống nhân sự có thể gia tăng sự tập trung, cải tiến công việc, xử lý công việc theo hướng hiện đại và chuyên nghiệp hơn, từ đó mang lại hiệu quả cao hơn, tối ưu năng suất lao động.

Quản lý thông tin nhân sự

Hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự cũng là một tính năng không thể bỏ qua của giải pháp E-Office. Ở mô hình văn phòng truyền thống, tình trạng chậm trễ và kém hiệu quả thường xuyên xảy ra vì có rất nhiều thông tin, dữ liệu về nhân sự phải thu thập từ các phòng ban khác nhau và người quản lý phải làm việc thủ công. Với E-Office, bài toán này đã được hóa giải. Mọi thông tin về các nhân viên cũng như tiến độ công việc của nhân viên đó sẽ được cập nhật một cách tự động, đầy đủ và chính xác thông qua nền tảng số của công ty. 

E-Office thiết lập ra hệ thống quản lý tập trung, phân hệ theo cấp bậc từ cao đến thấp, rõ ràng, mạch lạc. Nhờ đó, việc quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp không còn là điều khó khăn khiến các nhà lãnh đạo đau đầu. Nhờ E-Office, doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng và khoa học hơn.

Quản lý tài liệu an toàn

Phần mềm văn phòng điện tử E-Office có tính bảo mật cực cao. Mọi thông tin về các công việc, dự án hay là thông tin nhân sự cập nhật trên hệ thống phần mềm sẽ được đảm bảo tuyệt đối. Do đó, vấn đề liên quan đến rò rỉ thông tin trên hệ thống hầu như là không xảy ra, giúp hạn chế những nỗi lo của nhân viên nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung. 

Nhóm làm việc và dự án

Trong bối cảnh công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng giải pháp hiện đại như văn phòng điện tử E-Office sẽ góp một phần không nhỏ vào việc thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số một cách toàn diện. E-Office hỗ trợ phân chia nguồn nhân lực thành các nhóm làm việc, triển khai các dự án, từ đó tối ưu hóa hiệu quả và năng suất làm việc. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp có những bước đệm vững chắc, tạo sự đột phá trong quá trình chuyển đổi số. 

SmartOSC DX – Cung cấp giải giải pháp E-Office cho mọi doanh nghiệp

Mặc dù mô hình văn phòng điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, thế nhưng việc xây dựng văn phòng điện tử không phải là một việc dễ dàng mà một cá nhân nào có thể tự hoàn thành được. Giống như việc xây dựng một ngôi nhà, công cuộc xây dựng E-Office cũng cần có kế hoạch cụ thể và sự hợp sức của các thành viên trong công ty. 

Một đơn vị uy tín chuyên cung cấp và giải đáp thắc mắc về E-Office đó là SmartOSC DX. SmartOSC DX là đơn vị có 16 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp hết mình, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo.

Từng có kinh nghiệm đồng hành cùng Daikin Việt Nam trong quá trình áp dụng E-Office, SmartOSC DX tự hào với các tính năng: 

• Giải pháp tùy chỉnh linh hoạt cho từng doanh nghiệp, giải quyết được những bài toán phức tạp.
• Tích hợp nhanh chóng với tất cả các hệ thống công nghệ doanh nghiệp đang sử dụng
• Quy trình tư vấn, triển khai, hỗ trợ chuyên nghiệp với 15 năm kinh nghiệm triển khai cho các tập đoàn đa quốc gia

Thời đại công nghệ số phát triển và thay đổi chóng mặt, các doanh nghiệp cần bắt kịp xu hướng để chuyển đổi thực hiện quá trình chuyển đổi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp không bị lạc hậu và bắt nhịp kịp với các xu hướng hiện nay. Văn phòng điện tử E-Office chính là giải pháp tối ưu mà các doanh nghiệp nên được tìm hiểu và nhanh chóng áp dụng để nâng tầm doanh nghiệp. 

Mọi thắc mắc về văn phòng điện tử xin vui lòng liên hệ với SmartOSC DX thông qua đường dây nóng (+84) 387 069 546 để được hỗ trợ, tư vấn.