Chuyển Đổi Số

Tìm hiểu về Lưu trữ số và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ

Trong thời gian gần đây, chúng ta thường được nghe đến những khái niệm số hóa tài liệu, doanh nghiệp môi trường số, văn phòng điện tử,…. Chính vậy trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn lưu trữ số là gì và yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ cho mỗi ngành là như nào?  

Khái quát chung về số hóa tài liệu lưu trữ

Có thể hiểu một cách tóm tắt tài liệu điện tử là một bản ghi dữ liệu được tạo ra, gửi, chuyển giao và nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng các phương tiện điện tử. 

Như vậy, lưu trữ số có nguồn gốc đến từ tài liệu điện tử, nhưng nó lại không đồng nhất với tài liệu điện tử. Lưu trữ số trở thành tài liệu điện tử thông qua quá trình số hóa các dữ liệu. Từ đó, xét về mặt lý thuyết, có thể hiểu lưu trữ số là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu theo truyền thống sang chuẩn kiểu dữ liệu trên máy tính và được hệ thống máy tính nhận biết.

Mục tiêu của việc lưu trữ số

Kéo dài tuổi thọ của các tài liệu lưu trữ bản gốc

Đây cũng chính là mục đích chính của quy trình bảo quản và bảo hiểm cho các tài liệu lưu trữ mà từ lâu những cơ quan quản lý của ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở, tìm giải pháp.

Đồng nhất các loại dữ liệu, tài liệu

Với phương pháp quản lý tài liệu theo cách lưu trữ truyền thống, người dùng phải bảo quản tài liệu với các vật mang tên của từng loại hình tài liệu lưu trữ theo cách riêng, như: tài liệu loại giấy, tài liệu dạng phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu dạng ghi âm…. Bởi vì các chế độ bảo quản tài liệu ví như nhiệt độ, độ ẩm, độ ánh sáng khác nhau; hoặc các thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng loại  tài liệu đó cũng khác nhau.   

Quản lý, khai thác tài liệu tập trung

Với sự tối ưu đã phân tích ở trên, toàn bộ các dữ liệu được số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ những tài liệu gì, đều có thể được quản lý trong cùng một cơ sở dữ liệu, tạo nên sự tối ưu cho người sử dụng. Chính vì thế, các cơ quan lưu trữ có thể tạo tăng cao khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu cho người dùng được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn.

Lưu trữ số tạo nên những thuận lợi gì

– Giúp ích cho việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tra cứu thông tin dễ dàng. Ưu điểm này đã bao gồm tổng hòa các tiện lợi của công tác quản lý, bảo vệ, bảo quản, khai thác cũng như sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng lưu trữ dữ liệu số.

– Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang từng loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất hiện nay là chuyển đổi định dạng của các file (tệp tin) tài liệu. 

– Giảm thiểu chi phí tối đa cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ. Nhưng tiết kiệm không gian vẫn phải đảm bảo việc bảo quản tài liệu lưu trữ một cách thật tương đối. Vì theo quy định của bộ Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ mặc dù đã được số hóa nhưng vẫn phải bảo quản an toàn cho tài liệu bản gốc.

– Lưu trữ số có khả năng chỉnh sửa cũng như tái sử dụng dữ liệu. Ở ưu điểm này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng như nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ chính là không được chỉnh sửa nội dung của tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng, ví dụ như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần phải chỉnh sửa…

Kết bài

SmartOSC DX  là đơn vị có thể cung cấp các giải pháp lưu trữ số thiết thực mà doanh nghiệp của bạn cần để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. Liên hệ với chúng tôi ngay để thảo luận về những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn và SmartOSC DX có thể giúp bạn bắt đầu con đường dẫn đến lưu trữ số chất lượng và đáng tin cậy.