Uncategorized

Top 5 Tính Năng Không Thể Bỏ Qua Của RPA

Robotic process automation hay còn biết đến là khái niệm được bắt nguồn từ Nhật Bản và có ý nghĩa như một phần mềm máy tính thay thế cho việc lao động trí óc của con người. Bài viết dưới đây, SmartOSC DX sẽ giới thiệu cho bạn top 5 tính năng không thể bỏ qua của giải pháp RPA mới nhất hiện nay. 

RPA – Robotics Process Automation là gì?

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một công nghệ phần mềm giúp dễ dàng xây dựng, triển khai và quản lý robot  phần mềm mô phỏng các hành động của con người tương tác với các hệ thống và phần mềm kỹ thuật số. Cũng giống như con người, robot  phần mềm có thể làm những việc như hiểu nội dung trên màn hình, hoàn thành các lần gõ phím phù hợp, điều hướng hệ thống, xác định và trích xuất dữ liệu cũng như thực hiện một loạt các hành động đã xác định. Nhưng robot phần mềm có thể làm điều đó nhanh hơn và ổn định hơn con người.

Các loại RPA – tự động hóa quá trình bằng robot

Có nhiều loại giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot khác nhau. Khoảng thời gian này:

• Các bot có thể lập trình được : Các bot này yêu cầu đầu vào và lập trình để thực thi các tác vụ. Ví dụ, điều này có thể ở dạng giao diện kéo và thả hoặc mã thực tế.
• Bot tự học: Loại phần mềm RPA này có thể lấy dữ liệu từ video chụp màn hình của con người ghi lại một nhiệm vụ và sau đó bắt chước hành động của con người bằng cách tự học.
• ‍ Tự động hóa thông minh đưa RPA truyền thống lên một tầm cao mới, RPA thông minh sử dụng trí tuệ nhân tạo (tức là xử lý ngôn ngữ tự nhiên và học máy) để tự hiểu dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu phi cấu trúc.

Lợi ích của giải pháp RPA trong doanh nghiệp là gì?

Các công cụ RPA không chỉ là một cách tuyệt vời để bắt đầu hành trình tự động hóa của bạn mà còn mang lại nhiều lợi ích cho một tổ chức ở bất kỳ quy mô nào, trong bất kỳ ngành nào. Bạn có nhiều cơ hội để sử dụng RPA và như vậy, những mặt ưu việt có thể tiếp tục phát triển khi bạn tiếp tục mở rộng các trường hợp sử dụng của nó.

Một số lợi ích của các công cụ tự động hóa quy trình robot hàng đầu là:

• Giảm chi phí: Bạn có thể giới thiệu RPA vào lực lượng lao động của mình với chi phí giảm và cũng giảm thời gian nhóm của bạn hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định, do đó tiết kiệm tiền trong cả ngắn hạn và dài hạn.
• Tăng hiệu quả : Vì nhiều quy trình kinh doanh có tính chất lặp đi lặp lại, nên việc có một giải pháp phần mềm có thể quản lý nhanh chóng các công việc này sẽ thúc đẩy năng suất.
• Cải thiện phân tích: Với số lượng lớn dữ liệu có sẵn, chỉ có điều đúng là nó được sử dụng vì lợi ích của doanh nghiệp. Các bot RPA có thể xử lý dữ liệu ở nhiều định dạng để biến nó thành những thông tin chi tiết có giá trị.
• Khả năng mở rộng: Với RPA hoạt động như một lực lượng lao động ảo, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và có thể phát triển doanh nghiệp của mình mà không làm cạn kiệt nguồn nhân lực của bạn.

RPA cung cấp cho các tổ chức khả năng giảm chi phí nhân sự và lỗi của con người . David Schatsky, giám đốc quản lý tại Deloitte LP, chỉ ra kinh nghiệm của một ngân hàng khi thực hiện RPA, trong đó ngân hàng đã thiết kế lại quy trình yêu cầu của mình bằng cách triển khai 85 bot để chạy 13 quy trình, xử lý 1,5 triệu yêu cầu mỗi năm. Ngân hàng đã bổ sung năng lực tương đương với hơn 200 nhân viên toàn thời gian với khoảng 30% chi phí tuyển dụng thêm nhân viên.

Một số tính năng ứng dụng RPA trong doanh nghiệp

Robotics là cơ sở để “ảo hóa lực lượng lao động.” Nó có thể mô phỏng các nhiệm vụ giao dịch, hành chính, mang lại độ chính xác và tốc độ cao hơn. Đối với các công ty bảo hiểm nhân thọ, tài chính, ngân hàng, kiểm toán, sản xuất, công nghệ thông tin, RPA đưa ra bằng chứng thuyết phục và hứa hẹn những lợi ích vượt ra ngoài việc giảm chi phí, hiệu quả hoạt động và tiêu chuẩn hóa. 

Tự động hóa quá trình bán hàng

Tự động hóa bán hàng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, nhóm bán hàng và lợi nhuận của bạn theo nhiều cách. Tự động hóa bán hàng

• Tăng năng suất và hiệu suất của các đại diện bán hàng của bạn.
• Tăng hiệu quả của bạn.
• Cải thiện độ chính xác và tăng tốc quá trình bán hàng của bạn.
• Đảm bảo các mối quan hệ bán hàng của bạn không bị rơi qua các vết nứt.
• Sắp xếp hợp lý chất lượng các nhiệm vụ bán hàng của bạn.
• Giảm thời gian phản hồi, điều này có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Giữ cho dữ liệu bán hàng nhất quán trong toàn bộ tổ chức bán hàng của bạn.
• Cho phép sử dụng hiệu quả các nguồn lực khan hiếm khác (như một nhóm bán hàng nhỏ hoặc ngân sách).

Tự động thanh toán tiền

Do quy trình mua sắm thanh toán bao gồm trích xuất dữ liệu hóa đơn và thanh toán từ nhiều hệ thống như lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), ngân hàng, nhà cung cấp, công ty hậu cần và vì không phải tất cả các hệ thống này đều cung cấp các phương thức tích hợp dễ dàng mà họ thường liên quan một số hình thức lao động thủ công.

RPA bot có thể lấp đầy khoảng trống tích hợp này. Vì chúng hoạt động ở front end , chúng có thể cung cấp một cách dễ dàng để tự động hóa tích hợp. Với việc mua sắm hoàn toàn tự động để trả tiền, bạn có thể đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm tốt nhất được tuân thủ và có một nguồn sự thật duy nhất cho tất cả các giao dịch.

Bot di chuyển và nhập dữ liệu

Các hệ thống kế thừa vẫn thực hiện các chức năng quan trọng tại các công ty. Ví dụ, các hệ thống thanh toán cũ cần phải giao tiếp với các hệ thống khác và các hệ thống đó có thể không có khả năng lấy dữ liệu liên quan từ API. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên di chuyển thủ công dữ liệu bằng các định dạng như CSV. RPA có thể ngăn chặn lao động thủ công như vậy và các lỗi văn thư tiềm năng mà nó mang lại.

Hơn nữa, các hệ thống như vậy giữ dữ liệu theo dữ liệu cho phép phân tích và ra quyết định được cải thiện. Chúng ta đang sống trong một ngày mà ngay cả tiếp thị có 5000 ứng dụng để lựa chọn. RPA có thể giúp tích hợp các ứng dụng và cho phép phân tích tổng thể hơn.

Cập nhật dữ liệu

Hầu hết các bộ phận bao gồm nhân sự, dịch vụ khách hàng và tiếp thị thường xuyên cần cập nhật dữ liệu khách hàng/nhân sự luôn thay đổi. Thiết lập bot để tự động cập nhật dữ liệu liên quan từ biểu mẫu hoặc email có thể đảm bảo rằng các bộ phận có thể truy cập dữ liệu mới và chính xác.

Xác thực dữ liệu

Hầu hết các điều khiển xác nhận dữ liệu có thể được nhúng trong cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, có các tác vụ xác thực dữ liệu như kiểm tra chéo dữ liệu đối với dữ liệu có sẵn công khai, trong đó tự động hóa RPA phù hợp hơn các công cụ khác.

Trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF, tài liệu được quét và các định dạng khác

Quét màn hình, OCR (Nhận dạng ký tự quang học) và các công nghệ nhận dạng mẫu cơ bản cho phép trích xuất dữ liệu từ hầu hết mọi định dạng, giảm nhu cầu nhập dữ liệu.

Chuẩn bị và phát hành báo cáo định kỳ

Mỗi doanh nghiệp yêu cầu báo cáo thường xuyên để thông báo cho người quản lý và đảm bảo nhóm nhận thức được tiến trình của họ. Chuẩn bị các báo cáo như vậy và gửi chúng qua mỗi tuần hoặc mỗi tháng không tốn nhiều công sức nhưng nó làm nhân viên mất tập trung. Các giải pháp RPA có thể dễ dàng tự động tạo báo cáo, phân tích nội dung của chúng và dựa trên nội dung, gửi email cho các bên liên quan.

Ví dụ, một báo cáo của một nhà khai thác viễn thông cho thấy các khu vực có vấn đề kết nối có người nhận khác nhau dựa trên mức độ nghiêm trọng của nó. CTO nên được sao chép trong các báo cáo có vấn đề quan trọng và người đứng đầu mạng phải được sao chép trong các báo cáo có vấn đề lớn. Các bot RPA có thể phân tích các báo cáo để sửa đổi người nhận theo các tiêu chí được cung cấp.

Tạo email hàng loạt

Các email hàng loạt dựa trên dữ liệu từ nhiều hệ thống rất đau đớn để sản xuất thủ công. Đặc biệt nếu bạn đang gửi chúng thường xuyên, hãy xem xét tự động hóa quy trình.

SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp CĐS quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình CĐS, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo. 

Trên đây là những thông tin mới nhất về 5 tính năng không thể bỏ qua của giải pháp RPA. Mong rằng với chia sẻ này đã giúp cho bạn và doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về RPA. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng với SmartOSC DX qua đường dây nóng để gặp chuyên viên tư vấn hàng đầu Việt Nam.